Externalización de nómina: ¿Qué entidades deberían aplicarla?

La gestión de personas es uno de los elementos clave para el éxito empresarial. Sin embargo, es una tarea a la que muchos departamentos de Recursos Humanos no prestan la dedicación suficiente porque tienen que centrarse en tareas administrativas que consumen mucho tiempo (hasta el 75% del total) y que le desvían de su función principal.

Entre ellas destaca una por encima de todas: la gestión de nómina. Un trámite que hay que hacer obligatoriamente pero que aporta poco (o ningún) valor añadido a la organización.

Los departamentos de RRHH que se ven consumidos por esta y otras tareas administrativas suelen ser pequeños, con pocos recursos de personal y medios, lo que hace que inevitablemente se cometan errores.

Todo esto tiene un coste asociado, en tiempo pero también monetario, muy difícil de medir. Un estudio de la consultora PwC asegura que sólo es visible el 37% de los costes reales, quedando el resto camuflados (entre otras razones porque se vinculan a otros departamentos, como Finanzas o Sistemas).

Externalización de nómina: 4 mitos y 4 realidades 

Ante la imposibilidad de abarcar todas las tareas, cada vez más organizaciones optan por el outsourcing. En el caso del departamento de RRHH, la externalización de nómina es uno de los servicios más demandados, para que un proveedor especialista se encargue y así pueda centrarse en la gestión de capital humano para añadir valor a la organización.

Hay quien para esta tarea sigue confiando en las gestorías de RRHH, aunque como se puede ver en esta tabla, las posibilidades de este tipo de proveedores no son ni de lejos las mismas que puede ofrecer un sotware especializado, ni mucho menos si el outsourcer combina los tecnológico y el conocimiento.

La experiencia de estos partners garantiza la gestión de todos los trámites relacionados con el proceso de compensación, impuestos y tributaciones: aplicación de los cambios legislativos, cálculos, control y sincronización de datos y la integración con el sistema.

¿Qué entidades deberían apostar por la externalización de nómina?

La externalización de nómina tiene ventajas financieras, operativas y estratégicas, pero supone un coste ineludible que para algunas organizaciones es un freno a la hora de contratar a un proveedor. Aunque las tarifas varían entre unos y otros, es importante tener en cuenta que ofrezca las garantías de seguridad (cumplimiento de la LOPD, GDPR, y ENS, como Savia) y tenga el expertise necesario para no errar en la elección (porque ya se sabe, lo barato puede salir caro).

Pero, ¿es adecuada la externalización de nómina para todas las organizaciones? Para saberlo, lo primero que hay que pararse a pensar es si con ella no se incurrirá en un gasto innecesario y si al departamento de RRHH le permitirá hacer mejor su trabajo. Si te sientes identificado con alguno de estos escenarios, te conviene externalizar el proceso de nómina:

Se apuesta por la transformación digital

Las empresas deben entender que la transformación digital no es opcional, si no impulsan un cambio interno corren el riesgo de desaparecer arrasadas por nuevos competidores más eficientes que ellos.

Pero existen enormes barreras para ejecutar esta transformación, y uno de ellos es el trabajo administrativo diario. Si nos fijamos en la transformación digital de recursos humanos el primer paso debe ser reducir los procesos administrativos. Entonces la externalización de nómina toma un cariz absolutamente crítico. El departamento de personal debe centrarse en la innovación, la colaboración, la comunicación interna y en implementar nuevas formas de trabajar. Y para ello se debe eliminar cualquier fricción administrativa propia del siglo XXI.

Departamentos de RRHH desbordados

Cuanto mayor sea la plantilla de una organización y especialmente cuanto más variada, más datos de trabajadores hay que manejar, más cálculos hay que realizar y mayores son las posibilidades de incumplir la legislación o cometer errores. En este punto la contratación de un tercero que se encargue de este trámite se vuelve imprescindible.

Quien mucho abarca poco aprieta, y si el departamento tiene poco personal, seguramente se dedique a hacer varias tareas, sin organización, de forma simultánea y mal.

Falta de especialización y descontrol legislativo

Los cambios legislativos son habituales y a veces es difícil estar al tanto de la normativa vigente. Ese grado de especialización sólo lo encontrarás en un proveedor especializado que te garantice el cumplimiento y la vigencia de tus actuaciones.

Esto es especialmente importante en entidades que hayan sido multadas o sancionadas previamente por errores en las cotizaciones o la tributación de los empleados. Si ya te ha ocurrido o temes incurrir en malas prácticas, necesitas externalizar la gestión de la nómina para evitar futuras sanciones, garantizar la precisión en los cálculos y asegurar la objetividad.

¿Quieres conocer todos los servicios que incluye la externalización de nómina de Savia? En estos enlaces puedes consultarlos todos para empresas privadas y AAPP.

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