Riesgos para la Administración Pública por la falta de gestión horaria

Más del 37% de las Administraciones Públicas locales no cuentan con un control horario digitalizado o si cuentan con el, no lo explotan adecuadamente. ¿Cuáles son los riesgos a los que se enfrentan?

Riesgo de exceso burocrático e ineficiencia

Un control de presencia agiliza tareas burocráticas del departamento de RRHH.

Aunque a día de hoy podría resultar impensable realizar una gestión del tiempo con procesos manuales, aún son muchas las Administraciones Públicas que así lo realizan, especialmente las más pequeñas. Resulta paradójico que sean precisamente las organizaciones pequeñas las que menos apuestan por el cambio tecnológico, cuando son las que más se beneficiarían del mismo. La ineficiencia en una organización pequeña tiene mucho más impacto en su servicio al ciudadano que en una grande, en la que se diluye gracias al número mayor de empleados y recursos.

Para una organización pequeña es precisamente ahora el mejor momento para adoptar un nuevo sistema, la disponibilidad de teléfonos móviles con GPS, la posibilidad de firmar digitalmente los partes de trabajo, y el acceso online a portales del empleado público donde se pueden modificar o añadir fichajes, favorecen en gran medida el uso de dispositivos de control horario.

El control de la jornada del personal laboral es un proceso crítico que gestionado con procesos anticuados aumenta considerablemente el esfuerzo requerido para el, además de resultar ineficiente y poco preciso. Independientemente del número de empleados.

Riesgo de posibles sanciones por la evolución del marco legislativo sobre la medición de la jornada laboral

riesgo de sanciones administrativas control horario

Aunque se aplica en el marco de la legislación central, el BOE del 28 de diciembre de 2012 (artículos 11.1 y 11.2) indica que las ausencias deben ser justificadas y registradas mediante un sistema de control horario; las faltas de puntualidad también se deben registrar en el sistema instalado/utilizado/habilitado en cada centro de trabajo.

Si miramos hacia el sector privado, vemos que las empresas han tenido que reaccionar rápidamente debido a dos sentencias de la Audiencia Nacional que han impuesto un criterio más estricto respecto a la obligatoriedad de implantar un sistema de control horario. Estas sentencias, la 207/2015 del 4 de diciembre de 2015 y la 25/2016 de 19 de febrero de 2016, reinterpretan el Estatuto de los Trabajadores al considerar que el control horario es necesario en todas las empresas y para todos sus trabajadores. Incluso va más allá, indicando que abonar horas extraordinarias sin llevar un registro de control horario es un acto fraudulento.Es decir, el control horario pasa a ser obligatorio para todos los trabajadores, y no solo a los que trabajan bajo un contrato a tiempo parcial como exigía el RDL 16/2013.

A raíz de estas sentencias, la Dirección General de Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha establecido un plan de inspecciones para comprobar que la empresa cuenta con los sistemas adecuados de control horario para todos sus trabajadores. Ya que cotizar a la Seguridad Social más o menos horas de las realizadas supone un fraude, al igual que renunciar a los permisos o vacaciones que no son de disfrute personal. Por el momento, estas inspecciones se restringen a empresas de menos de 50 empleados. Pero las Administraciones Públicas no pueden posicionarse al margen, encontramos Administraciones que encajan en ese baremo y no es descabellado pensar que también puedan ser objetivo de una inspección de trabajo.

Queda, por tanto, definido un marco en el que las Administraciones Locales deben optar por adquirir los sistemas adecuados de control horario para no pisar un terreno legal cuanto menos grisáceo en cuanto a su legalidad.

Cómo dice Sebastián Gracia Santuy,  Funcionario de Habilitación Estatal y Secretario-Interventor en la Agrupación Secretarial de los municipios de Alerre, Banastás y Chimillas:

Mirar a otro lado podría conllevar malversación de fondos públicos, […]. Si en las empresas privadas la comprobación del cumplimiento o no de la jornada horaria quedaba en manos de los representantes de los trabajadores, en las Administraciones Públicas queda en manos no solo de los departamentos de personal sino especialmente de los Interventores.

Riesgo de reducir o eliminar la conciliación laboral.

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El Control Horario ayuda a cuantificar los servicios realizados fuera del horario y la jornada laboral estándar, implementando políticas de Conciliación laboral gracias al establecimiento y medición de los horarios flexibles.

Si el horario no se gestiona, este no puede ser flexible. Para ello es necesario disponer de un medio que reconozca el trabajo realizado fuera del puesto habitual o en horarios especiales. De lo contrario, se obliga a realizar el servicio en un horario más rígido y reduciendo la posibilidad de aplicar políticas de conciliación laboral.

Ahora que vivimos en un entorno de trabajo con creciente aplicación de la denominada “jornada flexible”, un control horario resulta imprescindible. Primero para asegurar que se realiza la jornada correspondiente (ni más ni menos) y como ya hemos mencionado en el punto anterior, eliminar el riesgo de sanciones por una posible Inspección de Trabajo.

Riesgo de un marco injusto y no equitativo para todos los empleados públicos.

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Desgraciadamente, casos de trabajadores que faltan a su responsabilidad laboral siempre existirán, como los casos más mediáticos (y por fortuna excepcionales) que han saltado a la actualidad nacional por su gravedad y que en ocasiones es fuente de desprestigio para la función pública.

Un control horario no erradica por sí solo el absentismo injustificado, pero es la herramienta fundamental para reducirlo ya que garantiza la igualdad de todos los empleados respecto a sus derechos y obligaciones en este sentido. La  propia naturaleza aséptica del sistema ayuda mejorar el clima laboral evitando discrepancias y favoritismos entre empleados. Es más, si el sistema de control horario está, y debe estar, perfectamente integrado con los sistemas de Nómina, la cotización, remuneración y conocimiento monetario del trabajo realizado resultará también justo para con el trabajo realizado.

Por supuesto, el control horario nunca podrá sustituir la labor de supervisión del responsable de personal, pero sin él, es imposible que exista tal supervisión.

Riesgo de no garantizar la continuidad del servicio.

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Coordinar las ausencias, vacaciones y bajas de los empleados para garantizar la continuidad del servicio.

Es labor fundamental del responsable de personal coordinar la presencia de los empleados para que en todo momento el servicio público sea adecuado a las necesidades de los ciudadanos. Sin un control horario integrado con un sistema de Recursos Humanos, se entorpece la adecuada planificación de recursos, lo que aumenta la posibilidad de situaciones en las que el personal no es suficiente (o excesivo) para el servicio.

Riesgo a comprometer la fiabilidad y seguridad de los datos.

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Ya lo mencionamos en un artículo anterior sobre seguridad informática en los ayuntamientos, gestionar el tiempo u otras funciones corporativas con medios no securizados elimina la calidad de la información tratada, hasta el punto de que esta deja de ser fiable y válida para resolver cualquier discrepancia entre el empleado y la organización. Mucho más si esta situación lleva a un proceso judicial.

Un control horario es por su naturaleza neutro, en el que para modificar los datos se establecen protocolos entre el empleado, el responsable y la organización, garantizando un proceso de fichaje seguro e intransferible.

Un fichaje digital es incuestionable, mientras que los fichajes manuales pueden carecer de veracidad teniendo en cuenta la facilidad que existe para su modificación sin supervisión. Por tanto, un control horario es tan beneficioso para el empleado como para la organización, en este sentido. La transparencia en este proceso está garantizada al 100%.

¿Cómo afrontar entonces el Control Horario y la Gestión del Tiempo en su Ayuntamiento?

En Savia trabajamos con más de 350 organizaciones públicas, esto nos ha permitido entender cuáles son los puntos clave para la Gestión del Tiempo y asegurar el éxito de su implantación.

El sistema de gestión del tiempo debe estar completamente integrado

O mejor, ser parte, del ecosistema digital de Recursos Humanos. La información debe fluir sin barrera alguna entre los fichajes, las ausencias, la nómina, los permisos y vacaciones, el perfil laboral… Sólo así la gestión se produce con la máxima fiabilidad de los datos.

Los empleados deben ser conscientes de que el control horario es una realidad

Se darán casos de empleados que se sentirán incómodos o incluso que querrán negarse a que se registre su huella dactilar por considerarlo una información personal. (Por cierto, un sistema de fichaje nunca guarda la huella dactilar, sólo memoriza un patrón sobre el cual es imposible reproducir una huella desde la base de datos). Son situaciones que se darán por falta de conocimiento y por la consabida resistencia al cambio. La institución debe trabajar junto a sindicatos y empleados para normalizar su existencia y utilización, transmitiendo los porqués y las ventajas del sistema.

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El sistema debe estar diseñado para la Administración Pública

Son pocas las empresas que, como Savia, apostamos por ofrecer soluciones completamente enfocadas a la gestión del capital humano en la Administración Pública. La razón: la Administración Pública posee una estructura DIFERENTE.

Una solución generalista diseñada para la empresa privada conlleva una falta de funcionalidad y peculiaridades que ponen en riesgo la naturaleza de la gestión pública. Es por ello que Savia Time, nuestra solución de gestión de tiempos y control horario, está diseñado pensando en la casuística y necesidades de la Administración Pública

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