Cómo elaborar una RPT eficaz para tu ayuntamiento

29-08-2018 | RPT
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La Relación de Puestos de Trabajo (RPT) es el instrumento técnico obligatorio con el que las Administraciones Públicas organizan su estructura de plazas y puestos para ofrecer un servicio público de calidad y gestionar de forma óptima a los empleados públicos. Es una herramienta objetiva y eficaz que no tiene en consideración a la persona que ocupa el puesto de trabajo sino al puesto en sí.

Pese a la importancia de la RPT los expertos en procesos de selección coinciden en señalar el escaso y preocupante nivel de desarrollo que tiene esta herramienta en la mayoría de corporaciones locales. La evolución tecnológica y social obliga a la revisión de la RPT, ya que es muy probable que los puestos registrados hace años hayan quedado desfasados o hayan surgido necesidades que hay que cubrir con puestos de nueva creación.

La elaboración de una RPT eficaz es uno de los proyectos más complejos para el área de RRHH. Su gestión y actualización son mucho más sencillas si se ayuda de aplicaciones específicas para ello dirigidas a ayuntamientos.

Cómo se elabora una RPT eficaz

Cada RPT es única y su contenido es diferente según las necesidades de cada organización, que pueden ser desde gestionar los puestos, cambiar el conjunto de actividades para redistribuir las funciones y dotar de recursos a la plantilla para realizarlas. En todo caso el objetivo final de ordenar el trabajo en las entidades públicas locales siempre es el mismo: mejorar la eficiencia.

Para lograrlo la RPT tiene que realizarse correctamente, lo que exige realizar los siguientes pasos:

Fase I – Análisis de los puestos de trabajo (APT)

Para concretar la estructura organizativa del ayuntamiento, el primer elemento que hay que definir son las distintas áreas en las que los empleados desarrollan sus funciones para así delimitar los puestos de trabajo.

Esta información es la que recoge la RPT y para definirla el primer paso es el Análisis de puestos de trabajo (APT), con el que se analiza y describe cada puesto. Según explica Mikel Gorriti, Responsable de RRHH en el Gobierno Vasco), el APT es el elemento central para el diagnóstico, la descripción, el  diseño y la predicción de todo el desempeño. Analizar un puesto de trabajo orientado al trabajo consiste en conocer cuáles son sus comportamientos laborales relevantes (tareas críticas) y analizarlos para identificar los criterios de éxito de su desempeño, sus ejemplificaciones y sus indicadores. También su frecuencia y duración.

Preguntas para analizar un puesto de trabajo

Para tener toda esta información primero hay que hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿Qué hace el trabajador/a?
  • ¿Cómo lo hace?
  • ¿Por qué lo hace?
  • ¿Qué capacidades son necesarias para hacerlo?
  • ¿Qué consecuencias tiene lo que hace?

Estas cuestiones pueden resolverse aplicando diferentes metodologías, como la observación, el cuestionario (abierto o cerrado), hacer entrevistas (individuales o de grupo), colaborar con paneles de expertos, etc. Todos estos métodos tienen sus ventajas e inconvenientes, no existe uno perfecto. Tiene que ser el responsable de su elaboración quien decida cuál es el más apropiado según las características de la entidad local y de los recursos de los que disponga. El único requisito imprescindible es que los datos recogidos no sean sesgados y se respete la objetividad.

De esta manera, se descompone un puesto de trabajo en unidades menores para, a través de un estudio más pormenorizado, comprender la responsabilidad e importancia del puesto en su conjunto y dentro de la organización.

Como explica el consultor Horacio Andrade en su libro “Comunicación organizacional interna”, todo puesto debe tener elementos descriptivos que incluyen:

  • Enumeración de tareas.
  • Horario de trabajo.
  • Puesto de que depende.
  • Número de puestos inmediatamente subordinados.
  • Máquinas utilizadas regularmente.
  • Naturaleza, importancia y extensión de las instrucciones recibidas.
  • Grado de autonomía en la adopción de decisiones.
  • Clase de control a la que está sometido.
  • Relaciones con otras dependencias.
  • Relaciones con el público.
  • Incompatibilidad (física o moral) que supone el puesto.
  • Condiciones de trabajo

A estos puntos hay que añadirle los requisitos de formación y de experiencia previos así como la categoría y grupo al que pertenece el puesto (Cuerpos y Escalas) y las retribuciones complementarias. Esta información se recoge en un documento descriptivo que será tratado de forma individualizada en la siguiente fase, la de Valoración de los puestos de trabajo (VPT).

Utilidades del APT

Como explican en la revista electrónica CEMCI, el APT es útil tanto para el responsable de RRHH, para los responsables de otras áreas y para los propios empleados. Al responsable de RRHH le ayuda en la selección de personal y a que el trámite adquiera transparencia, permite la preparación de programas de formación, le sirve como soporte para la valoración de puestos y es un instrumento muy útil para la valoración del desempeño.

A los responsables el APT les sirve para comprender mejor el flujo de trabajo que se desarrolla en su área y a lograr un mejor reparto de tareas y responsabilidades. Y a los empleados del ayuntamiento les permite entender mejor los deberes y responsabilidades de su puesto y tienen la garantía de que el trabajo se distribuye equitativamente, evitando así situaciones discriminatorias.

Fase II – Valoración de los puestos de trabajo (VPT)

Una vez recogida y descrita toda la información, el siguiente paso es valorar los puestos de trabajo con el objetivo de crear una estructura salarial basada en la naturaleza de las ocupaciones y no en los méritos del individuo. De nuevo aquí la objetividad es clave. La VPT es una fase fundamental en el proceso de elaboración de la RPT y sin la cual está carece de validez. Sólo tras ella se puede definir una retribución para cada puesto y su jerarquización. Esta información debe plasmarse en un informe, así como los factores que se consideraron para la valoración, de cara a futuras reclamaciones del personal.

La VPT (Valoración de Puestos de Trabajo) y las modificaciones de la RPT debe validarlas el Delegado de Personal (que puede ser el Director de RRHH, el Jefe de Servicio de Personal o el Concejal Delegado de Personal), aunque también puede llevarla a cabo una empresa externa.

Análisis de puestos de trabajo

Tras recoger información mediante distintas metodologías (entrevistas, observación, etc.) se analiza cada puesto de trabajo (APT) y se definen sus funciones.

Valoración de puestos de trabajo (VPT)

La descripción del puesto aporta las información necesaria para proceder a su valoración (VPT), con la que se determina el importe del complemento específico para cada uno.

Fase III – Negociación

Si se aprueban las nuevas retribuciones y funciones surgidas de la VPT, ésta se lleva a negociación con los Sindicatos del Ayuntamiento (tal y como aparece recogido en el artículo 37.2 a) de la Ley 7/2007, de 12 de abril, del Estatuto Básico del Empleado Público). Las Organizaciones Sindicales y las comisiones negociadoras representantes del personal funcionario y laboral deben sentarse en la mesa negociadora con la Administración local para aprobarla. La nueva RPT surgida de la aprobación sindical pasa a ser debatida por el Pleno de la Corporación, que determinará su alcance final y la fecha de la puesta en marcha.

Negociar la RPT de un Ayuntamiento suele ser un proceso lento que se puede prolongar años, pero es necesario para que toda la organización esté alineada con los objetivos que persigue.

Complemento Personal Transitorio y Complemento Personal Absorbible

Puede ocurrir que la VPT aprobada suponga una minoración en la retribución de un puesto de trabajo. En este caso, si el puesto está ocupado por un empleado en el momento de la aprobación, se define para él o ella un concepto de nómina que compense la diferencia entre la retribución que percibía antes y la surgida de la nueva VPT. Este concepto se conoce como CPT (Complemento Personal Transitorio) o CPA (Complemento Personal Absorbible), dependiendo de la organización, y desaparece cuando el empleado finaliza su relación contractual. Cuando ese puesto sea ocupado por un nuevo trabajador, éste no cobrará ese complemento sino que percibirá las retribuciones recogidas en la nueva VPT.

La racionalización organizativa en el diseño de la RPT

La racionalización organizativa pretende resolver la dispersión e inflación organizativa clásica en los diseños estructurales que no siguen una estrategia como la que hemos descrito. Las organizaciones irracionales no responden a las necesidades públicas reales, suelen estar sobredimensionadas y acaban siendo ineficientes.

La racionalización organizativa, como explica Gorriti, consiste en reducir el número de puestos al concebirlos desde un punto de vista más general, a modo de roles asumidos, y en diferenciar funciones (responsabilidades asumidas) de tareas (procesos para llevarlas acabo). Para ello es imprescindible disponer de información relativa a las actividades principales de los puestos que se quieren racionalizar. Ésta se puede obtener por procesos clásicos de análisis de puestos o por procesos más limitados y específicos de identificación de actividades. Este proceso no implica, necesariamente, la amortización de plazas, aunque puede ser una de sus consecuencias en función de la carga de trabajo y del diseño organizativo.

Herramientas para realizar la RPT

Si tu Ayuntamiento es muy pequeño (de entre 15-20 empleados como mucho) es probable que una herramienta como Excel o Access cubra vuestras necesidades organizativas básicas. Pero si no es el caso, este tipo de herramientas son insuficientes para realizar la RPT y aplicar los cambios necesarios en los puestos para seguir ofreciendo una prestación eficiente de los servicios públicos.

En ese caso necesitas un software específico de RPT para la Administración Pública como el que incluye ginpix7. Una vez aprobada, en él se plasma la estructura de puestos, sus retribuciones y complementos. De esta manera se pueden obtener informes con el organigrama de la organización, realizar el seguimiento de un puesto o plaza para ver su evolución e informes de Plantilla y RPT valorados y sin valorar (muy útil es aras de la transparencia). El software de RPT y Palntilla de ginpix7 permite el cálculo de simulaciones presupuestarias correspondientes al Capítulo I sin que la RPT se vea afectad y también generar presupuestos fácilmente si se integra con el software de Presupuesto y Capítulo I.

 

 

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