Que empresas deben externalizar la nómina

Existen muchos prejuicios relacionados con la externalización de nómina. El más común es pensar que “el outsourcing de nómina no es para mi empresa”, de modo que queremos aclarar que tipo de organizaciones deberían, o no, optar por externalizar.

¿Pero para que tipo de empresas es más recomendable? ¿Depende del tamaño o del sector de actividad? La realidad es que no existe un indicador que nos pueda decir lo que debemos hacer, sino un conjunto de factures que deben tenerse en cuenta. Si te sientes identificado con alguno de los escenarios que exponemos a continuación, es muy probable que te convenga externalizar el proceso de nómina: 

La carga de trabajo en el departamento de Recursos Humanos

Los departamentos de RRHH que se ven consumidos por el trabajo administrativo se ven incapaces de impulsar la productividad de su organización. Además incrementan la posibilidad de errores y sanciones administrativas. Todo esto tiene un coste asociado difícil de medir. Un estudio de la consultora PwC asegura que sólo es visible el 37% de los costes reales, quedando el resto camuflados (entre otras razones porque se vinculan a otros departamentos, como Finanzas o Sistemas).

La gestión de personas es uno de los elementos clave para el éxito empresarial. Sin embargo, es una tarea a la que muchos departamentos de Recursos Humanos no prestan la dedicación suficiente porque tienen que centrarse en obligaciones administrativas que consumen mucho tiempo (hasta el 75% del total) y que le desvían de su función principal.

Si el departamento de Recursos Humanos está incapacitado para funciones que aporten valor a la organización, es el momento de externalizar procesos administrativos, empezando por la nómina y la gestión laboral. Si por el contrario el departamento ya está trabajando en funciones como la atracción de talento y employer branding, analítica de personal y evaluación del desempeño además de ocuparse de la nómina, entonces la situación puede mantenerse.

Falta de especialización y descontrol legislativo

Los cambios legislativos son habituales y a veces es difícil estar al tanto de la normativa vigente. España se sitúa en el 9º puesto mundial de complejidad de nómina. Para gestionar todo el proceso de remuneración, cotización y comunicación se requiere un grado de especialización que sólo lo encontrarás en un proveedor especializado que te garantice el cumplimiento y la vigencia de tus actuaciones.

Esto es especialmente importante en entidades que hayan sido multadas o sancionadas previamente por errores en las cotizaciones o la tributación de los empleados. Si ya te ha ocurrido o temes incurrir en malas prácticas, necesitas externalizar la gestión de la nómina para evitar futuras sanciones, garantizar la precisión en los cálculos y asegurar la objetividad.

Además, con la llegada de marcos regulatorios como el RGPD, la gestión de los datos debe realizarse bajo un control exhaustivo. Garantizar la confidencialidad y la seguridad se han convertido en prioridades en los proceos de personal.

Visibilidad y claridad de costes en Recursos Humanos

Para del departamento financiero cuantificar con exactitud el coste de realizar la nómina no es fácil y suele infravalorarse. Según un estudio de PwC, sólo el 37% del coste de gestión de nóminas y administración de personal es visible y el 63% restante queda oculto, entre otras razones porque se vincula a otros departamentos como el financiero o el de sistemas.

Costes asociados a la gestión de nómina

  • Coste salarial de personal especializado (RRHH y tesorería).
  • Formación de ese personal.
  • Software, tecnología y su mantenimiento
  • Actualización legislativa.
  • Tiempo de atención al empleado.

La incertidumbre de los costes del gestión de personal desaparece en gran medida al externalizar. Con una cuota única, flexible y que se adapta a las necesidades de la organización dependiendo de su situación.

Necesidad de impulsar la transformación digital

Para una organización que se encuentra en proceso de transformación digital o quiere iniciarlo, su prioridad debe ser optimizar procesos. De eso trata la transformación digital, de reducir al mínimo el coste de un proceso, ya sea mediante la automatización como la externalización. Las empresas deben entender que la transformación digital no es opcional, si no impulsan un cambio interno corren el riesgo de desaparecer por la aparición de competidores más eficientes.

Si nos fijamos en la transformación digital de recursos humanos el primer paso debe ser reducir los procesos administrativos. Entonces la externalización de nómina toma un cariz absolutamente crítico. El departamento de personal debe centrarse en la innovación, la colaboración, la comunicación interna y en implementar nuevas formas de trabajar. Y para ello se debe eliminar cualquier fricción administrativa propia del siglo XXI.

Además de externalizar, este proceso no debería hacerse con un modelo de Gestoría o Asesoría Laboral tradicional. Como vemos en esta tabla, las posibilidades de este tipo de proveedores no son ni de lejos las mismas que puede ofrecer un outsourcer digital que aporta herramientas que impulsa precisamente esa transformación.

¿Qué entidades deberían apostar por la externalización de nómina?

Queda claro que la externalización de nómina tiene ventajas financieras, operativas y estratégicas. Si a esto le sumamos que las exigencias legislativas y técnicas se han incrementado, cada vez más organizaciones opten por el outsourcing. Es cierto que externalizar supone un coste que para algunas organizaciones es un freno a la hora de contratar a un proveedor. Y aunque las tarifas varían entre unos y otros, es importante tener en cuenta que ofrezca las garantías de seguridad (cumplimiento de la LOPD, GDPR, y ENS) y tenga el expertise necesario para no errar en la elección.

Al final la decisión de externalizar debe tomarse entre la Dirección General y los departamentos Financiero, de RRHH y Tecnológico. Situando sobre la mesa la carga de trabajo, los objetivos de gestión de personal, digitalización además de intentar valorar los costes internos actuales.

Si crees que para tu organización externalizar la nómina es la mejor opción te incitamos a conocer los servicios que incluye nuestro ecosistema de BPO Digital.

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