Ayuntamiento de La Puebla de Alfindén
Municipio aragonés, situado en la provincia de Zaragoza, La Puebla de Alfindén cuenta con una población de 5.784 habitantes, dedicados principalmente al sector agrario e industrial. Su población ha crecido en los últimos años provocando así grandes cambios en las estructuras organizacionales de la población. Entre ellas, su Administración Pública: el Ayuntamiento de La Puebla de Alfindén.
«Savia habla el lenguaje de la Administración Pública»
Ejemplo de gestión e innovación en Recursos Humanos y nómina
Gracias al carácter innovador, moderno y tecnológico de su equipo directivo, el ayuntamiento ha conseguido despuntar entre sus homólogos por su apuesta incesante por el outsourcing. Con Savia, el Ayuntamiento de la Puebla de Alfindén tiene contratado un servicio BPO de software de Recursos Humanos y nómina.
Así empezó nuestra relación con el Ayuntamiento de La Puebla de Alfindén
La evolución en la gestión de los Recursos Humanos que ha experimentado el Ayuntamiento de La Puebla de Alfindén es un ejemplo equiparable a muchas administraciones locales que, en los últimos años, se enfrentan a transformaciones tecnológicas y digitales de suma importancia, necesarias e impuestas por una sociedad, también, cambiante.
A lo largo de estos años en los que La Puebla de Alfindén está progresando en el área de los Recursos Humanos, también ha atravesado por varios momentos críticos que, afortunadamente y gracias Savia ha podido ir superando.
El primer obstáculo con el que se encontraron fue la falta de coordinación con la gestoría generó ciertos problemas de comunicación entre ambas organizaciones. Además, según nos cuenta José Esteban, Director de RRHH del Ayuntamiento de Alfindén, “para otras cuestiones de gestión de empleados tan sólo se contaba con pequeñas aplicaciones de Microsoft Access para controlar los calendarios de vacaciones y asuntos particulares”. Por lo que, pronto comenzaron a necesitar un cambio en el modelo de gestión.
A partir de 2009, el municipio de Alfindén comienza a crecer y resulta necesaria una reorganización de la administración; por lo que se empieza a contar con un Responsable de Personal y se contrata un software de gestión de personas para deshacerse de las hojas de cálculo tan imprecisas hasta el momento. Las nóminas, por su parte, las sigue llevando una gestoría externa.
Sin embargo, la nueva herramienta resultó ser un fracaso porque no cumplía con sus expectativas. ¿El resultado? Valorar todas las opciones posibles de las que disponía el mercado del software y servicios de recursos humanos, contratando finalmente GinpixBPO.
«Nos decidimos por Savia por considerarla la mejor solución de todas las ofertas, y mucho más: se decide la opción de BPO para suprimir todos los costes de instalación en nuestros servidores, de mantenimiento y de copia de seguridad.»
Situación del software de RRHH en España
Antes de decirse por nuestro servicio, el ayuntamiento realizó un pequeño estudio de cada uno de los softwares de Recursos Humanos que existía en el mercado para valorar cuál de todos ellos era el mejor. Se encontraron con un mercado poco preciso, poco enfocado a la Administración Pública y que no cumplía al 100% con todos sus requisitos mínimos.
Algunos de los requisitos que el Ayuntamiento de Alfindén requería y Ginpix7 cumplía eran los siguientes: diferenciación entre los conceptos Puesto y Plaza, portal del empleado, experiencia en otros ayuntamientos, servicio de gestoría y asesoría, cuadro de mando, gestión de la RPT, gestión horaria…
Servicio colaborativo de nómina en la nube
Fuera con una gestoría o con una empresa especializada en RRHH y nómina, el Ayuntamiento de Alfindén está acostumbrado a delegar la gestión de trámites; en el caso de la nómina, consideran que es mejor que tener personal propio dedicado. “Hace falta mucha dedicación para estar al corriente de toda la legislación referente a personal y delegarlo en un proveedor externo nos aporta una seguridad añadida”, asegura José Esteban Roche, director de Recursos Humanos del Ayuntamiento de La Puebla de Alfindén.
En el caso del Ayuntamiento de Alfindén, son varios los servicios que realiza nuestro equipo BPO: se encargan de realizar el ciclo completo de nómina y de los contratos, garantizando máxima seguridad y fiabilidad en el cálculo.
“La ventaja principal es la seguridad que me aporta que una persona especializada esté detrás de todo el proceso de cálculo de nómina”.
Ventajas y beneficios de GinpixBPO
GinpixBPO supone un antes y un después en la gestión de los Recursos Humanos ya que pone a disposición del cliente un ecosistema 100% cloud en el que parte de los módulos los gestiona uno de nuestros gestores, lo que libera al equipo de personal del ayuntamiento de gran carga de trabajo.
El ayuntamiento también destaca su satisfacción con el área del empleado, ya que no sólo les ha ahorrado gran cantidad de papel, sino que pone a disposición del empleado “muchísima información”; lo que supone, además, una nueva forma de interacción entre la organización y el empleado.
HR Optics, es el próximo módulo que esperan explotar ya que aseguran que la información que ofrece es ”realmente espectacular”, sostiene José Esteban Roche.
Modernidad tecnológica y pública
Con el uso de la nube, el Ayuntamiento se siente a la cabeza de la modernidad desde un punto de vista tecnológico. Pero, sobre todo, supone un avance en flexibilidad de instalación y acceso, ya que pueden trabajar fuera de la oficina.
Otra de las grandes ventajas del outsourcing de nómina es el punto en común de acceso para el gestor BPO y para el cliente, compartiendo ambos la información y pudiendo consultarla en cualquier momento.
«Savia se hace cargo del mantenimiento, de las copias de seguridad y de las actualizaciones de versiones. Si además a esto le añades que el software no precisa de una inversión inicial, sino que se trata de un alquiler mensual con arreglo al número de empleados, los argumentos a su favor son múltiples”, comenta con satisfacción el director de RRHH.
Balance final y nuevos retos
Savia: ¿Cuál es la ventaja principal que le aporta GinpixBPO y el outsourcing de nómina?
José Esteban Roche: La ventaja principal es la seguridad que me aporta que una persona especializada esté detrás de todo el proceso del cálculo de la nómina. En cuanto a GinpixBPO, decir que cuenta con todos los beneficios de la externalización respecto a la disminución de costes de instalación y mantenimiento, la diversificación de las posibilidades de acceso, y por otro, porque sentimos a Savia como una organización cercana y habla nuestro idioma.
S: ¿Cuál es su próximo objetivo o su nuevo reto en cuanto a la gestión de personas?
JER: Nuestro próximo objetivo, sin duda, es explotar HR Optics. Hemos practicado accesos puntuales a él porque no hemos dispuesto de suficiente tiempo para dedicarle más atención; pero es un módulo que ofrece una información realmente espectacular.
S: En su opinión, ¿cómo cree que una mejor gestión de personas impulsa también una mejora en el servicio al ciudadano?
JER: Por la satisfacción general que pueda sentir el empleado mediante el trato recibido en la gestión de su información personal y el acceso que tiene a ella.
La imagen de transparencia concediendo acceso a la información que maneja la administración sobre sus datos personales, datos económicos o a sus derechos de absentismo, entre otros, retornará sin duda en la prestación de un mejor servicio al ciudadano.
Estamos convencidos de que el Ayuntamiento de La Puebla de Alfildén conseguirá todos los retos que se proponga si sigue trabajando en esa línea que apuesta por la modernización, transparencia y buen servicio. Por nuestra parte, seguiremos apuntando alto y superando las expectativas de las más de 500 instituciones que confían en nosotros.