Las razones por las que muchas Administraciones Públicas siguen sin convencerse de externalizar la nómina son, sobre todo, de naturaleza económica. Lo que más se plantean es si es más costoso contratar un servicio de nómina o mantener un equipo interno que se ocupe de ella. Hasta no hace mucho la respuesta no estaba muy clara debido al coste de la interlocución con el agente externalizador, que casi siempre era deficiente. Pero con la irrupción de las tecnologías cloud y el trabajo colaborativo el peso de estos inconvenientes se ha reducido hasta casi desaparecer.
Comparativa de costes: externalización de nómina VS gestión interna
En este artículo hemos analizado junto a nuestro Director de BPO Enrique Megía la diferencia de costes entre el outsourcing de nómina y su gestión interna. Para ello hemos realizado el cálculo basándonos en un ayuntamiento tipo con 250 empleados y con un equipo de gestión de RRHH formado por una persona en el rol de dirección y dos técnicos de nómina y RRHH. Además hemos contado con la dedicación parcial (un 10% de su tiempo mensual) de un técnico de IT y otro de contabilidad. El escenario queda de la siguiente manera:
Partiendo de este supuesto, vamos a desgranar por bloques los costes de externalizar la nómina y hacerla internamente, para así poder compararlos fácilmente.
Coste de arranque de la nómina y consultoría del proyecto
Si optamos por gestionar la nómina internamente, una parte importante de la inversión se destina a la implantación del software y en formar al equipo interno que lo utilizará. Esta formación puede extenderse más allá de la finalización del proyecto, si al equipo le surgen dudas o cambia la legislación. Hay proveedores que ofrecen este servicio, pero tiene un coste adicional, como veremos más adelante.
En el caso del outsourcing cloud, el coste lo genera la puesta en marcha del software, que es más ágil que en el caso anterior pues no hay que instalar nada. El resto se destina a especificar al proveedor la casuística propia de la organización y en establecer los protocolos de colaboración para los diferentes procesos de RRHH. El único perfil que precisa formación es el interlocutor del equipo de RRHH, que hará de nexo entre el outsourcer y la organización.
Los proyectos de BPO son más rápidos de arrancar que los de gestión interna de nómina porque no hacen falta tantas jornadas de formación, necesitan menos parametrización y ésta puede hacerse a cualquier hora del día, por lo que se amortizan antes.
Costes de personal especializado
Si nos fijamos en el equipo de profesionales que hemos planteado al principio para hacer esta comparativa de costes entre el outsourcing de nómina y su gestión interna, se deduce que el salario es uno de los más visibles. Si tenemos dos técnicos de administración dedicados a verificar datos, manteniéndose al día de la legislación y realizando correctamente la nómina, significa que la gestión interna de ésta se cubre con su coste salarial.
De media, la gestión de nómina lleva unos 7 minutos por empleado, lo que en una empresa de 250 empleados se traduce en más de 29 horas mensuales (y el doble en el caso de pagas extraordinarias). A esto hay que añadirle el tiempo de atención al empleado si quiere consultar o reclamar algo relacionado con su retribución. En base a esto, veamos la tabla de costes de personal asociados a la externalización de nómina vs su gestión interna:
RRHH no es la única área cuyo trabajo se ve impactado por la gestión interna de la nómina. Por ejemplo, si el cálculo de nómina se realiza a finales de mes, esto puede generar retrasos en el cálculo presupuestario y de contabilidad, lo que repercute en el departamento financiero. Con el outsourcing de nómina este proceso se realiza en los plazos acordados con el proveedor, fijados por contrato, lo que garantiza al resto de departamentos su interacción fluida con RRHH.
Si opto por el outsourcing, ¿qué hago con el personal encargado de la nómina?
Si externalizo la nómina para que la haga un proveedor especializado el personal técnico interno que se encargaba de ella deberá reenfocarse hacia funciones estratégicas para la organización, como por ejemplo mejorar la experiencia de los empleados y facilitar su evolución profesional. Funciones que desembocan en una función pública más eficiente y que generan valor añadido a la institución.
Costes operativos y tecnológicos a largo plazo
En este apartado vamos a calcular los costes asociados a la operativa diaria del departamento de RRHH no relacionados con los costes salariales. Aquí se incluyen los de formación continua a los empleados y los de asesoramiento para resolver cuestiones de personal excepcionalmente complejas. En los últimos años las consultas más habituales son a causa de la volatilidad del marco legislativo. Como se puede ver en la tabla, los costes asociados a formación interna y a la resolución de dudas desaparecen con la externalización de la nómina.
Hay un coste que es inamovible tanto en un escenario de gestión interna como de externalización de la nómina, que es el de la cuota SaaS. Ésta incluye el mantenimiento legislativo y funcional del sotware de RRHH y nómina para garantizar que se adaptaa al marco normativo de cada momento. De este proceso se encarga el proveedor.
Costes extraordinarios y casos no previstos
Además de los costes directos, en el departamento de nóminas y RRHH se dan casuísticas que son difíciles de predecir y cuantificar con exactitud. Estos costes ocultos se hacen visibles cuando la nómina se externaliza, ya que se incluyen en el acuerdo con el proveedor. Algunos de estos costes se recogen en la siguiente tabla:
También hay que considerar el coste de oportunidad que implica gestionar la nómina internamente y que acarrea factores emocionales, sociales y económicos. Este tipo de fricciones no se dan en los proyectos de outosurcing porque se arrancan en menos tiempo, por lo que la organización empieza a ver antes los resultados positivos y la nómina puede entregarse antes a los empleados.
Externalización: sinónimo de digitalización
En los últimos años hemos encuestado a numerosos ayuntamientos para preguntarles por qué no externalizaban ciertos procesos administrativos como la nómina. El coste era casi siempre la razón fundamental, pues creían que era un inversión que no podían permitirse. Tras comparar uno a uno los costes de hacer la nómina internamente y externalizarla, se deduce que este enfoque era erróneo.
Dentro de unos años la externalización de procesos administrativos en las Administraciones Públicas será tan habitual como lo es hoy la del suministro de agua o de luz. Estonia, Dinamarca o Noruega, considerados «naciones digitales», hace tiempo que dejaron en manos de partners tecnológicos aquellas funciones que no estaban directamente encaminadas a mejorar el servicio público ni a fomentar el desarrollo de sus empleados. En estos países, la externalización ha transformado la cultura y la forma de trabajar de sus Administraciones, ayudando así a consolidar la transformación digital. Es el momento de que las españolas las imiten y derriben unos miedos cuya base hemos desmontado en este artículo.