Nómina: cómo calcular atrasos por incidencias del mes anterior

El proceso de calcular atrasos consiste en regularizar una nómina ya abonada para adecuarla a las circunstancias que no se tuvieron en cuenta durante su cierre y pago. Las incidencias más comunes que suelen motivar este proceso son el registro de partes de enfermedad o accidente y las bajas y altas de empleados en nuestra organización. Estas situaciones afectan tanto a sus retribuciones como a la cotización de estos trabajadores.

Con la irrupción del coronavirus, estas incidencias han incrementado su frecuencia notablemente y hay que conocer cómo cotizan las bajas causadas por aislamiento o contagio por covid-19.

Supongamos, por ejemplo, que tenemos a un empleado cuyos últimos días del mes los ha pasado de baja por enfermedad. Dicha baja nos la notifican tras cerrar y pagar la nómina. ¿Cómo realizamos los cambios? ¿Cómo reenviar la nueva información a la Seguridad Social?

En este artículo queremos explicarte el procedimiento que hay que llevar a cabo para calcular atrasos cuando se presentan incidencias del mes anterior. Para ello, vamos a plantear tres supuestos comunes y cómo gestionarlos:

Caso 1: enfermedad de un trabajador una vez abonada su nómina

Imaginemos que hemos cerrado la nómina el día 25 del mes y un trabajador causa baja por IT común al día siguiente. ¿Cómo se regulariza esta situación? En tu solución de gestión de recursos humanos y nómina deberás seguir estos pasos:

• Registrar el parte de enfermedad para tener la misma información que la Seguridad Social y comprobar que los datos económicos son correctos (bases de cotización, retribuciones a complementar e importes de prestaciones). 
• Calcular las diferencias de nómina entre el recibo cobrado y el que se debió cobrar. Para facilitar este paso, algunas soluciones de nómina como la nuestra te permiten añadir una línea de atrasos del mes anterior, para incluir y calcular a los empleados con incidencias económicas no tenidas en cuenta en el abono de la última nómina. 
• Comprobar los resultados de la regularización. Contrastando la cantidad cobrada con la que debió cobrarse según actualización de la situación.
• Incluir en la cotización del mes las diferencias no tenidas en cuenta en el abono de la nómina.
• Realizar la cotización ordinaria (L00) del mes, incluyendo las diferencias de la regularización (objetivo fundamental de las incidencias del mes anterior).
• Decidir en qué paga se abonan las diferencias de los atrasos y realizar el proceso de redirección de atrasos.

Caso 2: conciliar los datos de cotización y regularización de la nomina por baja a causa del covid-19

Hemos cerrado la nómina del mes con un trabajador que figuraba en situación de baja por enfermedad común. Al realizar el proceso de cotización mediante el Sistema de Liquidación Directa advertimos que los tramos de cotización de ese empleado contienen errores de conciliación respecto a la información que tiene la Seguridad Social sobre la situación del empleado.

Tal y como establece la LOPDGDD, en los partes de baja por incapacidad temporal (ya sea por enfermedad común, accidente no laboral, enfermedad profesional o accidente laboral) no se indica el tipo de dolencia o enfermedad que causa la emisión del parte de baja por IT.

Para saber si la enfermedad de nuestro empleado se debe a una incidencia de aislamiento o contagio por covid-19, tenemos dos opciones:

• Analizando el fichero de respuesta del SLD. Los distintos motivos del error de conciliación en la cotización del empleado nos ayudarán a deducir que la baja se debe a un proceso de aislamiento o contagio por covid-19, porque tanto los tramos de cotización (por prestaciones de la Seguridad Social) como los códigos de conceptos que solicita el SLD en el fichero de bases hacen referencia a una situación de accidente de trabajo. 

• A través de los ficheros FIE (Fichero INSS Empresas), unos ficheros diarios de comunicación que reciben las organizaciones sobre las prestaciones de los trabajadores. Los usuarios del sistema RED autorizados para recibir estos ficheros pueden descargar la información y revisar las variaciones que hayan experimentado las prestaciones de Seguridad Social reconocidas a sus trabajadores. 

Se trata de una situación excepcional que se registra en el sistema de gestión de nómina como un parte de enfermedad común y se abona y se cotiza como un accidente laboral. 

Para regularizar la nómina del trabajador y reenviar la nueva información a la Seguridad Social, debemos seguir estos pasos independientemente de la solución de nómina y RRHH que empleemos:

• Modificar el parte de baja del empleado con la asignación de la incidencia correcta.
• Calcular las diferencias de nómina y de cotización.
• Comprobar y consolidar las diferencias.
• Generar de nuevo los datos de cotización para ese empleado y enviar de nuevo el fichero de bases mediante Siltr@ para conciliar los datos con la Seguridad Social.
• Abonar al empleado las diferencias retributivas surgidas en la regularización.

Caso 3: alta de un empleado después del abono de la nómina

Un empleado ha sido dado de alta en nuestra organización después del cierre y el abono de la nómina. Necesitamos cotizar por su periodo en alta, aunque no haya cobrado retribuciones en ese mes y abonar esas retribuciones pendientes en el mes siguiente al del alta.

Los pasos a seguir para incluir a este empleado en la cotización del mes y conocer las retribuciones pendientes de abono, son las siguientes: 

• Registrar el alta del empleado en nuestro sistema de nóminas y RRHH, asignando los datos personales y laborales correspondientes. Este proceso incluirá automáticamente al empleado en la nómina que tuvo que cobrar y no cobró.
• Asignar los datos económicos o conceptos de nómina personalizados para el empleado. Nuestra solución permite además grabar incidencias económicas que se hayan producido en los días de alta no abonados.
• Calcular las retribuciones y cotizaciones que se deberían haber generado si el cierre de la nómina hubiera sido posterior al alta del empleado.
• Incluir al empleado y sus datos económicos en la cotización del mes y realizar el proceso de cotización con el empleado incluido.
• Redirigir las diferencias de retribuciones y retenciones surgidas en el cálculo de las incidencias del mes anterior y abonarlas a la nómina ordinaria del mes siguiente, o a una paga de regularizaciones creada a tal efecto para el abono de la nómina no cobrada en el mes de alta. 

Los aquí descritos pasos genéricos para calcular atrasos pero pueden sufrir pequeñas variaciones en función de la solución de nómina que empleemos en nuestra organización.

En cualquier caso, lo más importante es conocer si ha habido un cambio en la situación laboral de un empleado en un mes determinado y, si no se ha tenido en cuenta al realizar el cálculo de la nómina, ajustar dicho cálculo con posterioridad para regularizarla.

¿Qué ocurre si no regularizo la nómina?

Si el proceso de regularización de la nómina no se realiza, no pueden conciliarse los datos con la Seguridad Social en el proceso de comunicación de los Seguros Sociales y la organización no puede cotizar por esos empleados. Esto generaría un 20% de recargo sobre la cotización de esos trabajadores.