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Nómina


Preparación y cálculo de la nómina

Ya sabemos cómo dar de alta a un nuevo empleado en la Seguridad Social y presentar su contrato, ya sea online o de forma presencial en el SEPE. El siguiente paso es dar de alta al empleado en nuestra herramienta de cálculo nómina, para después prepararla, calcularla y pagarla.

En este artículo te explicamos los pasos a seguir para realizar este proceso, independientemente del programa que utilicéis en vuestra organización. Los pasos son similares, aunque algunas herramientas incluyen funcionalidad específica que añaden eficiencia al trámite.

Datos personales

El primer paso para dar de alta al empleado en nuestra herramienta de cálculo de nómina es abrir su ficha de datos personales. En ella indicaremos datos como el lugar de residencia, su DNI, su situación familiar o la entidad bancaria en la que quiere domiciliar la nómina.

Lo aconsejable es que nuestro programa de nómina cree una única ficha de datos personales para toda la vida laboral del empleado. Si hay que modificar los datos o incluir nuevos, se hará sobre esa misma ficha. En este caso el histórico de datos personales no aporta valor para la nómina porque no afectan a las retribuciones.

Los datos que debe incluir una ficha de datos laborales son:

  • DNI
  • Número de la Seguridad Social
  • Número de cuenta bancaria
  • Situación personal y familiar del modelo 145 
  • Domicilio, teléfono, email, etc.

Datos laborales

Los datos referentes a este apartado equivalen a la información laboral del empleado. En este caso sí se guardará un historial, por lo que habrá tantas fichas de situación laboral de cada empleado como situaciones distintas se produzcan.

En este apartado es necesario introducir estos datos:

  • Datos del contrato de trabajo y tipo de jornada 
  • Datos de Cotización 
  • Estructura organizativa y puesto de trabajo asignado 
  • Norma salarial aplicada al trabajador 
  • Datos contables y fiscales

Los datos laborales son esenciales para realizar el cálculo de la nómina, como veremos en el siguiente paso.

Preparación y cálculo de la nómina

Dentro del ciclo regular de nómina pueden producirse incidencias, provocadas por cambios de tipo económico (horas extras, kilometraje, etc.) o por modificaciones en la carpeta de Ficha de datos laborales (Cambio de categoría, cambio de nivel de Destino o Específico, etc.).

Estas incidencias obligan a recalcularla y pueden acontecer durante el mismo mes de cálculo o en periodos anteriores. Te será más fácil si tu herramienta de cálculo de nómina las clasifica automáticamente según el mes en el que se produzcan. Ginpix7, por ejemplo, las diferencia entre Incidencias del mes anterior y Atrasos normales.

Para calcular la nómina de un empleado de forma correcta es imprescindible introducir los datos de afiliación, cotización y norma salarial en la Ficha de datos laborales. Porque esos datos determinan los importes de los conceptos retributivos que se le van a aplicar al empleado en la nómina y las cantidades que se van a generar en los multiplicadores de nómina: 

  • Precios por concepto retributivo: salario, pluses, antigüedad, etc.
  • Multiplicadores: número de días, trienios, horas extras, etc.

El producto de ambos parámetros al multiplicarlos entre sí es el que determina los resultados de nómina, incluyendo el importe que el trabajador debe percibir, las retenciones formalizables, etc.

Pago de la nómina

Una vez introducidas las incidencias económica del mes en curso y con la nómina calculada, procedemos a su cierre y a la generación del fichero de transferencias para realizar el abono de haberes del mes. El importe será el líquido a percibir del recibo de nómina y es el resultado de la diferencia entre los devengos y las retenciones que ha generado el cálculo de la nómina.

Toda esta información se le entrega al empleado (junto con el pago) en forma de recibo de salarios con su correspondiente desglose, tal y como establece la normativa vigente. Si empleas nuestro ecosistema de recursos humanos, el empleado puede acceder visualizar y descargar el recibo de nómina desde el área del empleado.

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Tributación y cotización de la nómina

El proceso no finaliza con el pago de la nómina. Quedan por realizar otros dos procesos relacionados con la cotización y el tributo de impuestos:

  • Proceso de cotización a través del Sistema de Liquidación Directa (SLD) establecido por la TGSS (Tesorería General de la Seguridad Social). La cotización de las nóminas se realiza mediante un sistema de envío y recepción de ficheros de comunicación de datos de cotización de cada uno de los empleados afiliados. Este proceso debe realizarse siempre después de la regularización de la nómina recién abonada, para incluir los cambios de forma correcta y en plazo ante la Seguridad Social (incidencias del mes Anterior).
  • Presentación del modelo 111 ante la Agencia Tributaria. Es el pago mensual o trimestral (depende de las características de la organización) de las retenciones a cuenta efectuadas a los trabajadores del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o IRPF. 

Ahora que ya sabes hacer la preparación y el cálculo de la nómina, comprobarás la de tiempo y recursos que supone presentarla y en tiempo y forma. Mientras tu equipo de RRHH se dedica a ella está dejando de lado otras cuestiones que aportan valor. Déjanos ayudarte con nuestro servicio de gestión de nómina y procesos administrativos para Administración Pública, que combina tecnología cloud y automatizaciones para garantizar la calidad del cálculo sin que tengas que preocuparte de nada.

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