La ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPAC) da preferencia a los canales electrónicos para que las Administraciones Públicas interactúen con la ciudadanía. Pero dicha ley no hace alusión a la eficacia de dichos canales.
La mayoría de los ayuntamientos publican sus ofertas de empleo público en su página web y habilitan la sede electrónica para presentar las instancias a las convocatorias. Pero esto no se traduce en una digitalización real, porque apenas cubre la primera fase del proceso selectivo. El resto de la gestión es manual y presenta muchas carencias digitales.
Páginas de empleo público, un paso digital limitado
Las páginas donde las Administraciones publican sus ofertas de empleo público no ofrecen una experiencia digital ni a candidatos ni a gestores. Veamos las carencias digitales de este procedimiento “pseudo- digital” y cómo solventarlas para optimizar la gestión de los procesos selectivos.
Exceso de PDF versus smart-data
Las ofertas de empleo que se publican son documentos PDF estáticos, casi siempre con decenas de páginas llenas de normativa donde no es fácil encontrar la información que busca el aspirante. El PDF es el rey de los procesos selectivos no digitalizados, pues se utiliza en todas las fases: publicación, listas provisionales, fechas de las pruebas, calificaciones…
Los datos quedan aislados en este “papel digital”, no se agregan automáticamente ni hay un expediente de cada aspirante al que se puedan vincular. Esto genera inconvenientes y riesgos como extravío de información, vulneraciones de la privacidad (LOPDGDD) o errrores de cálculo en las calificaciones. Además, si el aspirante quisiera presentarse a una futura convocatoria de OEP, el proceso arrancaría de nuevo porque no hay histórico de datos.
La web de empleo público acaba convertida en el corcho de anuncios de siempre. Para digitalizar la gestión de los procesos selectivos, hay que sustituir el PDF por el “smart-data”. Es decir, datos clasificados e interconectados que garantizan la interoperabilidad y ofrecen a los aspirantes facilidades y una experiencia realmente electrónica.
Volcado manual de datos
Otra de las carencias digitales de los páginas web de entes públicos es que carecen de un entorno de gestión o backoffice, por lo que no permiten trabajar con los datos que contienen.
“No tiene sentido que ofrezcamos el registro electrónico para inscribirse y sigamos valorando los méritos de los aspirantes en papel”.
Susana Torres, Responsable de Recursos Humans de l’Ajuntament de Vila-seca.
Para gestionar las instancias, hay que volcarlas manualmente en un soporte independiente (un Excel o similar), a menudo desde los documentos PDF antes mencionados. Si en este volcado manual participan distintos departamentos (RRHH, Administración), aumenta el riesgo de duplicidades y resta fidelidad a la información.
Un proceso selectivo es un trámite que no puede gestionarse sin una confianza plena en la información y los datos con los que se trabaja.
¿Está el Excel actualizado?, ¿será la última versión?, ¿faltan datos de algún aspirante? Son dudas habituales durante la gestión de los procesos selectivos.
Dependencia de Informática o Sistemas
La gestión de los portales web públicos (y con ellos, sus páginas de empleo) suele ser responsabilidad del departamento de Informática o IT. La mayoría son desarrollos a medida y las actualizaciones suelen requerir de soporte técnico especializado. Esta dependencia de perfiles técnicos ralentiza el proceso selectivo antes incluso de que haya arrancado.
Por este motivo, aunque las convocatorias ya estén cerradas, a menudo se quedan publicadas en la página de empleo público y siguen recibiendo solicitudes de los ciudadanos. Entorpeciendo el trabajo de RRHH y frustrando a los aspirantes.
Aspirantes desatendidos, poca comunicación ni soporte
El sentido último (y único) de publicar la convocatoria de ofertas de empleo público en la web es, básicamente, ese: dejarlas publicadas. Es un trámite unidireccional que delega toda la responsabilidad en el aspirante. Éste debe localizar las ofertas (algo que no siempre es fácil), interpretar las bases (normalmente redactadas en un lenguaje jurídico ininteligible) y presentar copia de su documentación (muchas veces ya en poder de la Administración). Todo, si es posible, electrónicamente.
Una vez presentada la instancia, el aspirante desconoce si lo ha hecho correctamente, pues no hay confirmación ni validación, y tampoco sabe el estado de su candidatura. Sólo puede esperar a la publicación de la lista de admitidos y excluidos en otro “papel digital” (PDF) en la página web de la respectiva Administración.
La falta de comunicación y transparencia con los aspirantes afecta a todo el proceso selectivo.
La falta de comunicación y transparencia con los aspirantes afecta a todo el proceso selectivo: no se notifican las fechas, las características de las pruebas ni las calificaciones. Tampoco se les indica el motivo de los resultados obtenidos, por lo que, si no están conformes, tienen que acudir al ayuntamiento para reclamarlos.
La conclusión es que limitar la publicación de las ofertas de empleo público y convocatorias a la página web no puede considerarse digitalización.
Visto en un portal web
“El Ayuntamiento de … no ha digitalizado todos sus procedimientos, por ello es posible que las personas obligadas a recibir notificaciones electrónicas o las que opten por el consentimiento total reciban notificaciones por otros medios” .
El precio a pagar de unos procesos selectivos analógicos
El uso de herramientas analógicas para gestionar los procesos selectivos hace que muchas convocatorias se congelen en el tiempo. Pueden pasar años desde que una plaza queda vacante hasta que se cubre, con el coste que esto tiene para el correcto funcionamiento de la organización y en la calidad del servicio público prestado.
Por no hablar de la mala experiencia que se les ofrece a los aspirantes, y que lleva a muchos a desistir en su intento de convertirse en servidores públicos. Engrosando la fuga de talento que sufre la Administración.
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