Hace un par de meses os contamos las 6 tareas que se pueden hacer con nuestro Portal del Empleado, hoy vamos a centrarnos una función estratégica básica: la comunicación interna.
Con el Portal del Empleado centralizas el mensaje y puedes comprobar la dimensión de recepción del mismo. Todo en la misma herramienta para el Jefe y el empleado.
Según un reciente estudio publicado por Incipy, el 84% de las empresas españolas aseguran que utilizan un Portal del Empleado o Intranet como canal de comunicación interna. No obstante, la mayoría de los portales funcionan como un canal unidireccional. La información se traspasa de manera descendente pero nunca ascendente. He aquí la primera y gran diferencia con el Portal del Empleado de Savia.
La comunicación interna con el Portal del Empleado de Savia es bidireccional. Empleado y Jefe podrán intercambiar mensajes. Solicitudes, permisos, noticias..
El Portal del Empleado de Savia ofrece diferentes modos de comunicación e interlocución entre empleado y superiores, o viceversa. La calidad, inmediatez y efectividad del mensaje hacen de esta herramienta una de las mejores. Su uso minimiza en gran medida el tiempo invertido en ciertos trámites administrativos como la solicitud de vacaciones, preguntas sobre el estado de tu nómina o de tu puesto en la empresa, etc. Veamos, a continuación, en qué casos el Portal del Empleado es idóneo como herramienta de comunicación interna.
El Portal del Empleado de Savia cuenta con una sección de Noticias que puede ser administrada por diferentes perfiles dentro de la organización: marketing, recursos humanos, área manager, etc. Esta sección puede contener comunicados para los empleados de obligada o recomendada lectura. También ofrece la posibilidad de indicar que las comunicaciones sean notificadas por email o se marquen como lectura obligatoria.
Publica noticias y comunicados oficiales de lectura obligatoria y comprueba quién lo ha leído. De este modo podrás asegurar que los comunicados importantes llegan a todo el mundo.
A través de noticias y documentación, el empleado recibe y encuentra la información que necesita para realizar su trabajo (recibos, cursos, políticas, riesgos laborales, proyectos…). Al estructurar la comunicación, los conflictos y malentendidos se reducen. Todo queda notificado en el momento y formato adecuado, además de registrado para su consulta.
Las noticias se pueden clasificar por nivel de criticidad del mensaje, categorías, por departamentos o personas implicadas. Especialmente para grandes organizaciones, resulta de gran utilidad para poder filtrar el mensaje y que se dirija exclusivamente a quien concierne.
Podrás o no incluir comentarios en las noticias para que el empleado interactúe con las publicaciones y el autor de las mismas.
Muchos de nosotros hemos sido testigos de las tantas veces que un empleado ha entrado en el despacho del Director de RRHH tan sólo para preguntar cuántos días de vacaciones le quedan. Gracias al Portal, el empleado puede saber en todo momento cuántos días de vacaciones le quedan por disfrutar, cuántos puede o no pedir en cada periodo, etc. El empleado podrá realizar una solicitud a su responsable, indicando los días que necesita e incluso explicando en esa solicitud porqué necesita esos días, por ejemplo. También podrá adjuntar documentos, justificantes, etc.
La petición le llegará al responsable que podrá responder con su aprobación o cancelación, además de como un mensaje de respuesta. En pocos minutos, sin moverse del sitio y haciendo un par clics se podrá tramitar un proceso habitual que interrumpe continuamente las jornadas laborales de los Directores de RRHH.
Tanto si la empresa tiene un sistema de control horario como si no lo tiene, es muy frecuente que existan llamadas telefónicas, emails o visitas al despacho para indicar retrasos, ausencias o la necesidad de «salir un momento». Con el Portal del Empleado se puede realizar esa gestión online mientras informas al responsable. Este sistema permite flexibilidad horaria, además de una clara rapidez de la comunicación.
Conoce la funcionalidad completa del Portal del Empleado aquí: Portal del Empleado de ginpix7 y de HR Inside.