Ya sabemos cómo dar de alta a un nuevo empleado en la Seguridad Social y presentar su contrato, ya sea online o de forma presencial en el SEPE. El siguiente paso es dar de alta al empleado en nuestra herramienta de cálculo nómina, para después prepararla, calcularla y pagarla.
En este artículo te explicamos los pasos a seguir para realizar este proceso, independientemente del programa que utilicéis en vuestra organización. Los pasos son similares, aunque algunas herramientas incluyen funcionalidad específica que añaden eficiencia al trámite.
El primer paso para dar de alta al empleado en nuestra herramienta de cálculo de nómina es abrir su ficha de datos personales. En ella indicaremos datos como el lugar de residencia, su DNI, su situación familiar o la entidad bancaria en la que quiere domiciliar la nómina.
Lo aconsejable es que nuestro programa de nómina cree una única ficha de datos personales para toda la vida laboral del empleado. Si hay que modificar los datos o incluir nuevos, se hará sobre esa misma ficha. En este caso el histórico de datos personales no aporta valor para la nómina porque no afectan a las retribuciones.
Los datos que debe incluir una ficha de datos laborales son:
Los datos referentes a este apartado equivalen a la información laboral del empleado. En este caso sí se guardará un historial, por lo que habrá tantas fichas de situación laboral de cada empleado como situaciones distintas se produzcan.
En este apartado es necesario introducir estos datos:
Los datos laborales son esenciales para realizar el cálculo de la nómina, como veremos en el siguiente paso.
Dentro del ciclo regular de nómina pueden producirse incidencias, provocadas por cambios de tipo económico (horas extras, kilometraje, etc.) o por modificaciones en la carpeta de Ficha de datos laborales (Cambio de categoría, cambio de nivel de Destino o Específico, etc.).
Estas incidencias obligan a recalcularla y pueden acontecer durante el mismo mes de cálculo o en periodos anteriores. Te será más fácil si tu herramienta de cálculo de nómina las clasifica automáticamente según el mes en el que se produzcan. Ginpix7, por ejemplo, las diferencia entre Incidencias del mes anterior y Atrasos normales.
Para calcular la nómina de un empleado de forma correcta es imprescindible introducir los datos de afiliación, cotización y norma salarial en la Ficha de datos laborales. Porque esos datos determinan los importes de los conceptos retributivos que se le van a aplicar al empleado en la nómina y las cantidades que se van a generar en los multiplicadores de nómina:
El producto de ambos parámetros al multiplicarlos entre sí es el que determina los resultados de nómina, incluyendo el importe que el trabajador debe percibir, las retenciones formalizables, etc.
Una vez introducidas las incidencias económica del mes en curso y con la nómina calculada, procedemos a su cierre y a la generación del fichero de transferencias para realizar el abono de haberes del mes. El importe será el líquido a percibir del recibo de nómina y es el resultado de la diferencia entre los devengos y las retenciones que ha generado el cálculo de la nómina.
Toda esta información se le entrega al empleado (junto con el pago) en forma de recibo de salarios con su correspondiente desglose, tal y como establece la normativa vigente. Si empleas nuestro ecosistema de recursos humanos, el empleado puede acceder visualizar y descargar el recibo de nómina desde el área del empleado.
El proceso no finaliza con el pago de la nómina. Quedan por realizar otros dos procesos relacionados con la cotización y el tributo de impuestos:
Ahora que ya sabes hacer la preparación y el cálculo de la nómina, comprobarás la de tiempo y recursos que supone presentarla y en tiempo y forma. Mientras tu equipo de RRHH se dedica a ella está dejando de lado otras cuestiones que aportan valor. Déjanos ayudarte con nuestro servicio de gestión de nómina y procesos administrativos para Administración Pública, que combina tecnología cloud y automatizaciones para garantizar la calidad del cálculo sin que tengas que preocuparte de nada.