Soluciones tecnológicas de Recursos Humanos y Nómina

RRHH


¿A qué dedican el tiempo los Recursos Humanos de un ayuntamiento?

La gestión de nómina y de datos económicos, las tareas en las que más tiempo invierten los departamentos de Recursos Humanos de un ayuntamiento.

El I Estudio sobre la Externalización de procesos de RRHH y su impacto sobre la eficiencia de las Administraciones Locales que estamos llevando a cabo en Savia ha arrojado nuevos e interesantes resultados sobre el tiempo que invierten los Ayuntamientos en las tareas recurrentes de sus departamentos de Recursos Humanos.

Los Ayuntamientos que componen la muestra cumplen las siguientes características:

  • Menos de 150 empleados para gestionar.
  • Localidades con menos de 10.000 habitantes.
  • Pocos empleados en el Departamento de RRHH. En concreto, una de las conclusiones del estudio es que estos ayuntamientos cuentan con dos o menos empleados técnicos de RRHH.

La primera fase de este estudio ha determinado las 4 áreas principales en las que los técnicos y responsables de Recursos Humanos desarrollan su labor diaria:

  1. Nómina y datos económicos.
  2. Gestión de solicitudes y trámites.
  3. Contrataciones.
  4. Tareas de estrategia y análisis.

A continuación, concretamos cada una de estas áreas junto con los datos extraídos.

Nómina y datos económicos

El cálculo de la nómina, y todas las tareas que conlleva, ocupa la mayor parte del tiempo diario de los técnicos y responsables de Recursos Humanos. En concreto, el 70% de la jornada laboral está dedicada a gestionar nóminas. Aproximadamente, son 100 las nóminas las que gestiona un trabajador de RRHH de un ayuntamiento como el de la muestra. En el 80% de los casos, estos técnicos son las únicas personas del departamento especializadas en ello, por lo que no disponen de ayuda para elaborarlas.

Nómina 2

El 90% de los entrevistados que gestionan nóminas se queja de tener una carga de trabajo muy elevada.

Un responsable de nóminas se encarga de tareas como:

  • Gestión y control de los anticipos.
  • Gestión y control de las retenciones judiciales.
  • Envío de las transferencias bancarias e incluso realizar la gestión en el propio banco.
  • Gestiones en la Seguridad Social y en Hacienda.
  • Impresión de los recibos de salario para entregar en mano, mandarlos por correo postal y email.
  • Decretos de Alcaldía (autorización del pago de variables, dietas, kilometraje, asistencias, etc.).
  • Registro mensual de las incidencias variables de nómina y cuadrarlas.
  • Contabilizar nominas (Tareas realizadas, normalmente por el Tesorero o Interventor).
  • Envío de los Seguros Sociales.
  • Estimación anual del coste de los trabajadores para el cálculo del presupuesto.
  • Envío mensuales, trimestrales o anuales de ficheros (Por ejemplo el fichero 111 o 190).

El gran problema con el que se han encontrado los técnicos y responsables de RRHH de los ayuntamientos encuestados ha sido el nuevo Sistema de Liquidación Directa (SLD). El 54% de ellos afirma haber tenido problemas con el nuevo sistema de liquidación, especialmente en las gestiones de atrasos, ITs y otros problemas recurrentes propios del departamento de nóminas.

En este área de trabajo también cabe mencionar las modificaciones de datos económicos que solicitan los trabajadores por cambio de domicilio, de cuenta bancaria, etc. Muchas de estas tareas se pueden automatizar con una solución software específica de Nómina para Ayuntamientos.

En la actualidad el 93% de los departamentos de recursos humanos gestiona íntegramente mediante procesos digitales todo el ciclo de nómina.

Gestión de solicitudes y trámites

El segundo lugar de este listado de tareas prioritarias del departamento de Recursos Humanos de un Ayuntamiento lo ocupa toda la gestión de tiempo, de ausencias, solicitudes de vacaciones, permisos e incidencias. Se trata de una labor que ocupa aproximadamente el 18% del tiempo de estos departamentos.

gestion de solicitudes y tramites

Entre las tareas diarias destacadas encontramos:

  • Control de presencia y absentismo.
  • Control de las vacaciones y permisos.
  • Gestión de los partes de IT´s con el INSS y la Mutua. Gestión de los accidentes laborales.
  • Mantenimiento de la información de los empleados.
  • Solicitudes generales de los empleados.

Si involucramos al empleado en todos estos trámites para que la gestión se realice de manera conjunta, el departamento de RRHH se puede liberar de cierta carga administrativa en esta área. Por ejemplo, con una herramienta de gestión de tiempo, de solicitudes y de talento como Engate conseguimos que toda la comunicación, información y solicitudes que puede producirse en una organización se centralice y automatice en un mismo canal (digital y online).

Contrataciones laborales

Como decíamos, el perfil de ayuntamientos investigados alcanzan una media de empleados de entre 50 – 150 lo cual no parece suponer un problema en cuanto a contrataciones, altas o bajas. Sin embargo, en determinadas temporadas del año (verano, fiestas locales) existen picos de trabajo en el departamento de RRHH puesto que se realiza una gran cantidad de contrataciones masivas y, tras la temporada, otras tantas bajas.

Estos procedimientos suponen un caos para los meses en los que se producen. Tal y como sucede con la nómina, algunos procedimientos referentes a la contratación también se pueden automatizar para evitar la sobrecarga de trabajo en los distintos períodos descritos.

Contrataciones 2

Algunos de estos procedimientos son:

  • Altas/bajas/prórrogas de contrataciones.
  • Certificados de Empresa al SEPE para empleados que finalizan contratos.
  • Certificados de maternidad; paternidad; servicios prestados, etc.

El tiempo dedicado a tareas de contratación laboral en este tipo de Ayuntamientos puede alcanzar hasta una media del 10%.

Tareas de estrategia y análisis

Tan sólo un 7% de los Ayuntamientos encuestados ha reflejado su dedicación a tareas de estrategia, análisis y propias de RRHH como:

  • Evaluación desempeño.
  • Planes de  formación y/o promoción.
  • Planes de conciliación y flexibilidad.
  • Ayudas y beneficios sociales.

tareas de estrategia y analisis 2

Aunque estas tareas reflejen un porcentaje muy bajo del tiempo dedicado en la actualidad, suponemos que en el futuro próximo las prioridades irán evolucionando conforme aumente la automatización de los procedimientos internos.

La carga administrativa de estas entidades no deja tiempo para abarcar cuestiones de valor puesto que no ofrecen resultados inmediatos. Técnicas como la evaluación del desempeño, los planes de conciliación o los beneficios sociales, repercuten positivamente en la organización (y no sólo en el empleado) a largo plazo. La prioridad de este tipo de tareas desciende en corporaciones con falta de personal y de recursos técnicos. En la medida que esto se equilibre, se podrá establecer otro ranking de prioridades/tareas.

¿Qué solución propone Savia?

Savia, como empresa desarrolladora de soluciones específicas para Administración Local, plantea como una de las soluciones más adecuadas la externalización de servicios para este tipo de ayuntamientos.

Si el problema es la falta de herramientas tecnológicas eficaces, la falta de personal y de tiempo, la multitarea y otros tantos asuntos que afectan a departamentos de cualquier tamaño, sin duda la solución es externalizar los procesos más complejos o que suponen mayor especialización. El ciclo de nómina, por lo general, es el servicio que más se externaliza y el más beneficioso para este tipo de corporaciones.

Un 60% de los ayuntamientos encuestados afirma tener algún servicio externalizado y un 30% de ellos escoge externalización de nómina para liberarse la carga administrativa y dedicarse a otras tareas propias también del departamento de RRHH.

Ginpix BPO

Nuestro servicio colaborativo de gestión de nómina para Administraciones Públicas.

Descubre más

Mediante la externalización, el equilibrio de la función de RRHH se invierte, ya que convierte en protagonistas las tareas de valor añadido, garantizando mediante un partner especialista la gestión administrativa y de personal.

Por tanto, los porcentajes presentados en este artículo cambiarían radicalmente situando, así, las tareas de valor añadido en la primera o segunda posición del listado. De ese modo el Departamento de RRHH estaría realizando su verdadera función pública.

El 100% de los técnicos entrevistados que tiene la nómina externalizada afirma que ahora pueden dedicarse a tareas más productivas y menos estresantes que la nómina.

En las próximas semanas iremos agregando más información sobre este I Estudio sobre la Externalización de procesos de RRHH y su impacto sobre la eficiencia de las Administraciones Locales.

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