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Para Alokabide (Sociedad pública de alquiler de vivienda protegida en Euskadi) sus procesos de selección de personal eran un quebradero de cabeza, hasta el punto de externalizarlos durante un tiempo con una consultora que resultó ser muy costosa. Fue entonces cuando se preguntaron: ¿hay alguna manera de gestionarlos de forma autónoma, automatizada y sin malgastar tiempo, personal y presupuesto?

Conoce el testimonio de dos de sus miembros, Rosa Labrador y Lara Ullibarri, y cómo han revolucionado la selección de talento en Alokabide desde que utilizan Convoca.

 

Demasiados procesos selectivos

En los últimos años la plantilla de Alokabide ha crecido exponencialmente, acumulando un volumen de convocatorias y procesos selectivos casi inasumible a nivel interno. Sobre todo a raíz de la pandemia, lo que les obligó a gestionar muchos de ellos desde casa y en tiempo récord.

El elevado coste de externalizar la selección

Antes de verse desbordados, la Directora de Organización y Personas en Alokabide, Rosa Labrador, y su equipo licitaron los servicios de una consultora para que se encargara de las tareas administrativas que acarreaban las convocatorias y filtrara las instancias.

Pero contratar a este tipo de proveedores no exime de supervisión, hay que unificar con ellos los criterios de selección e inculcarles la cultura corporativa. Lo que acaba derivando en más trabajo para la organización.«Por no hablar del coste que suponen estas consultoras», señala Lara Ullibarri, Secretaria de Dirección General y Técnica laboral.

 

Lara Ullibarri, Secretaria de Dirección General y Técnica laboral

«Con lo que abonamos a una consultora por un proceso selectivo podemos ser autónomas usando una solución como Convoca. La rentabilidad no tiene discusión».

Las herramientas generalistas no valen para seleccionar talento

Herramientas generalistas como el email, las hojas de cálculos o los PDF no están diseñadas para gestionar procesos selectivos. No responden a las necesidades de quien se encarga de gestionarlos ni de los aspirantes.

Lara recuerda los malentendidos que se generaban por la cantidad de documentos adjuntos que se extraviaban o que no cabían por falta de almacenamiento. Y la falta de transparencia que eso transmitía a los aspirantes.

«Anotábamos a mano las puntuaciones en las fotocopias y después las pasábamos a un Excel para sumarlas, cruzando los dedos para no equivocarnos. Daba mucha inseguridad», señala Rosa.

 

La solución: digitalizar los procesos selectivos

La solución para desatascar la contratación de personal en Alokabide ha sido la incorporación de una solución tecnológica como Convoca, diseñada para gestionar todos los trámites y fases que acarrea un proceso selectivo y guiar a los aspirantes en el proceso de inscripción.

 

Rosa Labrador, Directora de Organización y Personas

«Es una cuestión de utilizar bien los recursos públicos»

 

Con Convoca han automatizado la mayor parte de tareas burocráticas y administrativas, por lo que no necesitan tanto personal ni tanto tiempo dedicados a sacar adelante cada convocatoria.

La información está centralizada y las inscripciones se canalizan por una única vía, así como el cribado de requisitos, la comunicación con los aspirantes y la generación de listas de admitidos y excluidos. Ya no hay equívocos ni suspicacias por méritos mal presentados o instancias fuera de plazo.

 

Lara Ullibarri, Secretaria de Dirección General y Técnica laboral

«Explicas las cosas una sola vez y la información es la misma para todo el equipo y los aspirantes. Da mucha tranquilidad».

 

Desde esta empresa vasca han calculado que cada proceso les lleva ahora «entre un 60 y un 70% menos de tiempo». Por eso ya no les preocupa el volumen de aspirantes que puedan presentarse a sus convocatorias: «Lanzaremos una oferta de empleo público de turno libre a la que se inscribirán entre 400 y 500 personas. Antes de Convoca ni se me habría pasado por la cabeza», afirma Rosa.


Conclusión

Gracias a Convoca, Alokabide utiliza de forma más inteligente su presupuesto en contratación. Ha resuelto las fricciones ocasionadas por una gestión ineficaz y rudimentaria de los procesos y ha ganado tiempo para dedicarlo a definir pruebas de calidad, trabajar con los tribunales y atender a los aspirantes.

Es un ejemplo paradigmático del impacto de la tecnología cuando ésta responde a las necesidades de las personas y de un uso más eficiente de los recursos públicos.

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