Los ayuntamientos españoles tienen dificultades para alcanzar sus objetivos en materia de Recursos Humanos, principalmente por la falta de recursos y la volatilidad legislativa que se ha producido en los últimos años. La externalización de la nómina, por tanto, beneficiaría sus procesos de gestión de nómina. Esta es la conclusión del estudio realizado por Savia en más de 400 consistorios para valorar su situación en cuanto a la gestión de la nómina. Se han abordado temas como el software, la plataforma tecnológica, las problemáticas a las que se enfrentan a diario y el equipo humano destinado a ello.
Con una muestra de 412 ayuntamientos de menos de 150 empleados, se ha calculado que aproximadamente el 81% de los ayuntamientos españoles mejoraría la eficacia de su departamento de RRHH externalizando la nómina.
Los principales problemas con los que se encuentran las entidades encuestadas son: gran volumen de trabajo (34%), falta de personal (23%) y saturación por cambios legislativos (18%) . Resulta alarmante que el 43% de los ayuntamientos encuestados tenga dificultades para sustituir de forma temporal a los técnicos de nómina. Con estos resultados, Savia ha elaborado el perfil tipo de Administración Pública que debería valorar la externalización de la nómina para mejorar la gestión de su organización durante este año 2017.
Tipos de entidades susceptibles de externalizar la nómina
- Corporaciones cuyos departamentos de RRHH son pequeños o sobre los que recaen otras muchas responsabilidades (equipos multitarea). También puede ocurrir que en un ayuntamiento no haya un departamento de RRHH y no se permita la incorporación de un perfiles especializados y dedicados al cálculo de la nómina.
- Entidades que hayan sido multadas o sancionadas previamente por errores en la nómina.
- Entidades que experimentan picos de trabajo estacionales, como fiestas o municipios de costa.
- Entidades líderes en modernización y nuevas tecnologías a quienes les gustaría focalizarse en el valor añadido de la gestión de personas. Ganando tiempo y recursos al liberarse de procesos meramente administrativos.
Una de las principales causas que lleva al Director de RRHH de un ayuntamiento a decidirse por la externalización de la nómina es la garantía, fiabilidad y seguridad que le proporciona una empresa especializada de nómina. Es frecuente que las organizaciones sean multadas, tras cometer repetidos errores en el cálculo de las nóminas; evitar estos errores es una garantía doble para el ahorro de costes de las mismas.
6 Errores comunes que se realizan durante el ciclo de nómina
- Se preparan de las nóminas de manera masiva por períodos.
- Se modifica los datos laborales de períodos que ya han sido pagados.
- Se realizan «atajos» durante el ciclo de nómina que generan problemas a medio plazo.
- Se manipulan las fichas de datos económicos.
- Se re-calculan las nóminas que ya han sido pagadas.
- Se manipulan los resultados mensuales.
No es aconsejable realizar ninguna de las prácticas anteriores. Se necesita a una persona especializada en nómina y legislación para llevar a cabo procesos retroactivos en el ciclo de nómina.
Razones por las que aún no se valora la externalización de la nómina
Los consistorios encuestados han indicado las razones por las que aún no han contemplan externalizar la nómina:
23% – El cambio supondría demasiado trabajo.
«Siempre lo hemos hecho así». Este es un argumento común en departamentos cuya digitalización es escasa. Existe miedo en cambiar la metodología de trabajo e incluso en incoporar nuevas tecnologías. Que un procedimiento siempre se haya realizado de una determinada manera, no significa que sea la mejor manera, sino la única que se conoce. Un equipo abierto y dispuesto a mejorar, debería modificar esa frase por «Siempre lo habíamos hecho así, pero ahora vamos a hacerlo mejor».
17% – Resulta caro.
«Es más caro, prefiero saber cuánto gasto». Resulta una barrera psicológica, ya que externalizar la nómina revela los costes ocultos y los simplifica. Es decir, se conoce perfectamente cual es el coste de la elaboración de la nómina y permite valorarlo. Respecto al coste, la externalización permite pagar por el servicio contratado, lo cual ajusta el coste a la situación real actual de la organización.
13% – La nómina es demasiado importante como para «sacarla fuera».
«No queremos perder el control sobre las nóminas». Esta creencia es habitual y viene dada por la filosofía de gestión que se realizaba años atrás. Actualmente, y gracias a la tecnología cloud, aunque las nóminas se gestionen externamente, el control y el acceso a la información sigue siendo del cliente. En el caso de Savia, el ecosistema cloud ginpixBPO permite que el Ayuntamiento y nuestro equipo de nómina puedan acceder a la misma información simultáneamente 24 horas al día, permitiendo realizar otras funciones de recursos humanos bajo el mismo entorno y datos. Es como si nuestro equipo trabajara desde dentro de la propia organización.
«Ahora no nos hace falta».
Antes de realizar una afirmación de este tipo conviene conocer todos los pros y contras que ofrece el outsourcing de nómina.
Conclusiones
Todos los ayuntamientos o entidades públicas con menos de 150 empleados conseguirían profesionalizar el cálculo de la nómina, externalizando el servicio para ahorrar en costes fijos y no incurrir en sanciones legales. Con una solución software 100% cloud se pueden gestionar nóminas y personas con un nivel de eficacia y profesionalidad similar al que se lleva a cabo en las grandes corporaciones pero a precios inferiores. El objetivo principal, por tanto, es doble: ahorro y eficacia en los procedimientos de RRHH y Nómina.
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