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Documentos esenciales para la gestión de personas en una administración pública

Once son en total los documentos que todo responsable de Recursos Humanos ha de saber identificar y elaborar para llevar a cabo una gestión de personas transparente y legal.

Los Recursos Humanos en una Administración Pública conforman un área de extremada complejidad que no se puede resolver en una simple noticia, pero sí trataremos de facilitar la información más precisa para explicar cuáles son los documentos esenciales que una Administración debe controlar para poder llevar a cabo su función en la gestión de personas con extrema legalidad y transparencia.

Plantilla

La plantilla es un documento primordial en el que se refleja el personal empleado de la administración determinada. El documento es de utilidad para conocer el número de plazas de funcionarios de carrera, personal laboral fijo y eventual que existía antes del cese del último Alcalde y su reparto e incidencias por áreas. Para que su análisis sea efectivo, se suele solicitar la plantilla con nombre completo del empleado, edades de jubilación, plazas vacantes o pendientes de cobertura mediante OEP, proporción entre hombres y mujeres, porcentaje de personas con discapacidad. Estas dos últimas cuestiones resultan cada vez más de gran interés ya que los planes de igualdad obligan a que, al menos, un 7% de la plantilla se reserve para personas con discapacidad física o intelectual; del mismo modo que se obliga a quitar obstáculos por cuestión de género.

Relación de Puestos de Trabajo (RPT)

Este documento suele estar muy relacionado con el anterior, siendo la premisa fundamental la distinción entre el puesto y la plaza: El puesto de trabajo, referido al trabajo que realiza el empleado público y que figura en la RPT. La plaza que ocupa el funcionario en propiedad y que queda enumerada en la plantilla.

En la RPT, a diferencia de las plantillas, deben figurar las características esenciales del puesto, funciones y requisitos de acceso entre otros extremos; por ello en la plantilla pueden aparecer 30 puestos de policía nacional pero en la RPT diferenciarlos entre comisarios, jefes de departamento… Es esencial, por tanto, relacionar los puestos de trabajo con los servicios que se ofrecen por el Ayuntamiento y comprobar si se está dando cumplimiento a la Ley 27/2013, de 27 de diciembre, de Racionalización y Sostenibilidad de la Administración Local, en relación a las competencias que puede prestar cada municipio.

Nóminas y Seguros Sociales

Las retribuciones han de estar acordes al puesto y comprobar si hay prestaciones y/o deducciones de la Seguridad Social, si los tipos de IRPF están bien aplicados, supervisar los pagos realizados en periodos de bajas, etc. Cabe mencionar que no todos los colectivos funcionariales ni laborales tienen la misma cotización.

Todos los meses es imprescindible justificar el abono de la nómina a intervención por lo que es necesario identificar las características del empleado los conceptos de abono, prestaciones y retenciones con su aplicación presupuestaria correspondiente.

Decretos

Es muy frecuente la elaboración de decretos entre legislaturas sobre los últimos ejercicios respecto de la concesión de productividades, gratificaciones y horas extraordinarias con el fin de comprobar cuáles fueron los motivos y las cantidades que se efectuaron de las retribuciones complementarias no fijas ni periódicas.

Presupuesto y Capítulo I (personal)

Este documento se incluye dentro de los presupuestos generales de la Administración pública correspondiente, siendo el Capítulo I el que refleje el coste del personal respecto a la totalidad del presupuesto. Además, dentro de esa presentación del coste del personal, habrá que indicar qué parte corresponde a funcionarios de carrera, a laborales fijos y cuál al personal temporal, con el objetivo de prever posibles ajustes en la plantilla.

Informe sobre contratos laborales temporales

Este informe sirve para revisar qué contratos están vigentes de los que se efectuaron en la última legislatura y así conocer qué servicios dependen de este tipo de personal. Del mismo modo que es conveniente realizar un informe sobre la situación actual de los contratos temporales, con el fin de detectar posibles irregularidades que pueden devenir en contratos indefinidos. También se puede incluir información sobre la relación de Bolsas de trabajo vigentes de personal laboral temporal.

Automatizar la gestión de documentos para la gestión de personas

En la actualidad existen diferentes empresas que ofrecen software específicos de Recursos Humanos a través del cual se consigue una elaboración rápida y precisa de todos los documentos más arriba mencionados. En cuanto a Administración Pública, Savia es el proveedor de software de gestión de personas más eficaz para la Administración Pública ya que todos sus módulos están especialmente diseñados en base a las necesidades de este sector.

Existen cinco documentos más que son tan importantes como los anteriores. ¿Quieren saber cuáles son? ¡Te lo contamos aquí!

 

Fuente: «El libro del Concejal de Personal y Recursos Humanos. Cuestiones clave.», Dr. Ignacio Rosat Aced.

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