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RRHH


Documentos esenciales para la gestión de personas en una Administración Pública

Los Recursos Humanos en una Administración Pública conforman un área de extremada complejidad. En este artículo recogemos los documentos esenciales que una Administración debe controlar para poder llevar a cabo su función en la gestión de personas con legalidad y transparencia.

El orden en el que los presentamos no responde a ninguna jerarquía ni orden de importancia. Todos estos documentos son importantes

1. Plantilla

La plantilla es un documento primordial en el que se refleja el personal empleado de la administración determinada. El documento es de utilidad para conocer el número de plazas de funcionarios de carrera, personal laboral fijo y eventual y su reparto e incidencias por áreas.

Para que su análisis sea efectivo, se suele solicitar la plantilla con nombre completo del empleado, edades de jubilación, plazas vacantes o pendientes de cobertura mediante OEP, proporción entre hombres y mujeres, porcentaje de personas con discapacidad. Estas dos últimas cuestiones resultan cada vez más de gran interés ya que los planes de igualdad obligan a que, al menos, un 7% de la plantilla se reserve para personas con discapacidad física o intelectual; del mismo modo que se obliga a quitar obstáculos por cuestión de género.

2. Relación de Puestos de Trabajo (RPT)

Este documento está relacionado con el anterior, siendo la premisa fundamental la distinción entre el puesto y la plaza: El puesto de trabajo se refiere al conjunto de tareas que realiza el empleado público y que figura en la RPT. La plaza obtenida en propiedad por el empleado público da lugar a la ocupación de un puesto de trabajo dentro de la RPT.

En la RPT, a diferencia de la plantilla, deben figurar las características esenciales del puesto, funciones y requisitos de acceso, entre otros extremos. Por ello, podremos tener en la plantilla 30 plazas de Administrativo pero en la RPT estar distribuidas en puestos de distinta naturaleza (administrativo RRHH, Jefatura de Unidad, Gestor Administrativo, etc).  Es esencial, por tanto, relacionar los puestos de trabajo con los servicios que se ofrecen por el Ayuntamiento y comprobar si se está dando cumplimiento a la Ley 27/2013, de 27 de diciembre, de Racionalización y Sostenibilidad de la Administración Local, en relación a las competencias que puede prestar cada municipio.

3. Nóminas y Seguros Sociales

Las retribuciones han de ser acordes a las características del puesto de trabajo ocupado, así como a la situación laboral y contractual del empleado público.

Todos los meses es imprescindible justificar el abono de la nómina al servicio de Intervención, por lo que es necesario identificar las características del empleado los conceptos de abono, prestaciones y retenciones con su aplicación presupuestaria correspondiente.

4. Decretos

Es la herramienta utilizada en las Administraciones Públicas para la tramitación de expedientes de abono de horas extras, gratificaciones, permisos retribuidos, nombramientos, etc. 

5. Presupuesto y Capítulo I (personal)

Este documento para la gestión de personas se incluye dentro de los presupuestos generales de la Administración Pública. El Capítulo I refleja el coste del personal respecto a la totalidad del presupuesto. Además, dentro de esa presentación del coste del personal, hay que indicar qué parte corresponde a funcionarios de carrera, a laborales fijos y cuál al personal temporal, con el objetivo de prever posibles ajustes en la plantilla.

6. Informe sobre contratos laborales temporales

Este informe sirve para revisar qué contratos de los que se efectuaron en la última legislatura están vigentes y así conocer qué servicios dependen de este tipo de personal. También es conveniente realizar un informe sobre la situación actual de los contratos temporales, con el fin de detectar posibles irregularidades que pueden devenir en contratos indefinidos. También se puede incluir información sobre la relación de Bolsas de Empleo vigentes de personal laboral temporal.

7. Informe sobre Oferta de Empleo Público

En este informe se debe comprobar qué plazas no están reflejadas todavía en la Oferta de Empleo Público (OEP) y ratificar que los plazos se estén cumpliendo según la normativa vigente (el EBEP recoge un plazo improrrogable de tres años para la ejecución de la OEP).

No obstante, algunas Comunidades Autónomas pueden tener una normativa particular como es el caso de la Generalitat Valenciana cuya Ley 10/2010, de 9 de julio, de Ordenación y Gestión de la Función Pública Valenciana dispone en su artículo 46.2 que el plazo improrrogable sea de hasta dos años, en lugar de tres.

Del mismo modo, hay que tener en cuenta las previsiones que al respecto pudieran contener las Leyes de Presupuestos Generales del Estado de cada año.

Este informe también debe reflejar las situaciones funcionariales transitorias: funcionarios interinos, en situación de mejora de empleo, en comisiones de servicio, reserva de puesto, etc.

Convoca

El portal de empleo de las Administraciones Públicas.

Más información

8. Informe ISPA

Documento para la gestión de personas que los responsables de recursos humanos elaboran para informar al Ministerio de Administraciones Públicas sobre los puestos de trabajo que tiene su organización, el número de efectivos en ese puesto de trabajo y las retribuciones anuales fijas (sin contar la antigüedad) que están establecidas en esos puestos de trabajo.

Existen 15 modelos de informe ISPA para funcionarios, personal laboral, eventual y concejales, y se clasifican para ayuntamientos y diputaciones. Este informe se entrega una vez al año con fecha límite del 30 abril y en él se incluyen la retribuciones del ejercicio anterior (a fecha 31 de diciembre).

9. Convenio del personal laboral y acuerdo de funcionarios

Existen dos documentos, el Convenio Colectivo del Personal Laboral y el Acuerdo Sectorial para el Personal Funcionario, cuya legislación se regula de manera autonómica (por lo que puede variar según su ámbito de aplicación), aunque siempre en concordancia con la normativa española vigente. Ambos documentos han de ser consultados por el equipo de recursos humanos de la Administración y ejecutados.

10. Informe sobre los órganos de representación del personal

Sobre todo cuando se produce un cambio de gobierno, es necesario disponer de un informe sobre los órganos de representación del personal para conocer a los interlocutores directos de cada ámbito de trabajo: Delegación Sindical, Delegados de Prevención, Comisión de Negociación, Delegados de Personal, etc.

11. Documentación del Sistema de Prevención de Riesgos Laborales (PRL)

Desde su entrada en vigor, la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, de 8 de noviembre, se encomienda a los poderes públicos, como uno de los principios rectores de la política social y económica, velar por la seguridad e higiene en el trabajo. En su caso, la Administración Local debe prestar especial atención a la salud de los trabajadores y a las consecuencias que pudieran derivarse de su incumplimiento.

Existe una serie de documentos respecto a las obligaciones requeridas: Planes de Prevención, Evaluación de Riesgos, medidas de protección, Formación de los trabajadores en PRL, adaptación de medidas preventivas en caso de posibles riesgos, etc. No obstante, la Administración Pública posee un reglamento propio de PRL y este es el que debe ser estudiado.

Automatizar la gestión de documentos para la gestión de personas

La elaboración y actualización de los documentos para una correcta gestión de personal en una Administración Pública Local puede llegar a consumir cientos de horas a recursos humanos.

Por eso es necesario que el departamento emplee soluciones tecnológicas que agilicen este trámite e incluso lo automaticen, ya que muchas de las tareas para realizar estos informes son repetitivas y periódicas.

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Otra alternativa para olvidarse de actualizar y realizar los documentos para la gestión de personal en una Administración Pública Local es delegarlos en profesionales expertos en Administración Pública. Nuestro servicio de nómina incluye procesos asociados, como la elaboración y presentación de documentos para la gestión de personal, que te libera de este trámite con todas las garantías.

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