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Tecnología


Qué necesita la Administración Pública para implantar el teletrabajo

La crisis sanitaria provocada por el coronavirus está cambiando, si no revolucionando, el funcionamiento de las Administraciones Públicas.

Muchas han emprendido una transición digital sin precedentes, aunque en algunos casos ha sido más evidente que en otros. Las Administraciones que ya contaban con una infraestructura técnica desarrollada y con tecnologías basadas en la nube llevaban unos meses aplicando planes piloto de teletrabajo. Lo que les ha permitido llevarlo a la práctica con mayor facilidad.

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A otras el tsunami del coronavirus las ha pillado desprevenidas. La prórroga de las leyes de Administración electrónica y el miedo que aún tienen ciertos sectores a la nube ha dibujado un escenario incompatible con el trabajo en remoto. Y ahora les toca digitalizarse a marchas forzadas.

Cómo se están adaptando las Administraciones Públicas al nuevo escenario laboral

El coronavirus ha sido una violenta patada hacia el futuro del trabajo y una cruda dosis de realidad. Como señala Víctor Almonacid, Secretario General del Ayuntamiento de Alzira, un “bichito” invisible ha venido a acelear un proceso que algunos se empeñaban a retrasar todo lo posible.

En muchas Administraciones Locales han constituido comités de crisis para tomar las medidas necesarias y aplicar los protocolos de sanidad. Aquellas con una infraestrcutura técnica consolidada o cloud, han promovido los canales electrónicos para seguir funcionando y organizar el trabajo en remoto. En las menos digitalizadas, parte de su plantilla (incluso un tercio) sigue acudiendo a sus lugares de trabajo para desempeñar sus funciones, poniendo en serio riesgo su salud y la de sus compañeros,

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Teletrabajo, un antídoto contra el COVID-19

Antes de producirse esta crisis del coronavirus, eran muy pocas las experiencias reales de teletrabajo en la Administración Pública. Por la falta de digitalización y por una cuestión cultural, caracterizada, entre otras cosas, por el presencialismo.

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La tecnología es el primer eslabón, la base sobre la cual construir un plan de teletrabajo sólido y definido. Pero, como señala el consultor experto en innovación Christian Estay-Niculcar en su blog, “Teletrabajar es una forma de trabajo, no se reduce a la digitalización de datos e información ni a la virtualización de determinadas acciones laborales”.

Un ejemplo de administración local que ha interiorizado el teletrabajo como parte de su cultural organizacional es el Ajuntament de Sant Cugat del Vallés:

Cómo implantar el teletrabajo en la Administración Pública

Para que el teletrabajo en la Administración Pública no se convierta en un parche temporal y se integre en la estrategia de digitalización y modernización de nuestra organización, es importante asumir estos tres pilares:

1. Nube

La crisis sanitaria ha puesto de relieve las carencias de ciertas praxis de algunas Administraciones Locales. Como, por ejemplo, tener el ecosistema técnico de recursos humanos instalado en los servidores de la organización.

El teletrabajo no es la panacea pero hay servicios que mejoran considerablemente con él, como es la gestión de los procesos administrativos de recursos humanos. Sin la nube se puede teletrabajar pero es menos práctico, sobre todo si hay que instalar muchos puestos en remoto, y también es menos seguro.

En los últimos años hemos observado la creciente adopción del cloud por parte de la Administración Pública. Y ahora que se va a normalizar el trabajo en remoto, esta tecnología repuntará.

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Administraciones locales que se adaptan

El Ayuntamiento de Zamora ha sido uno de los clientes que ha dado el salto a Savia cloud, nuestro ecosistema de RRHH en la nube. Así, el departamento de personal puede seguir ofreciendo su servicio en remoto y los empleados se comunican con él desde sus hogares. Esta migración sólo ha requerido cuatro jornadas de nuestro servicio de consultoría.

«Era algo que queríamos hacer (migrar a la nube) y ahora la necesidad del teletrabajo nos ha empujado a hacerlo. El proceso ha sido en tiempo record».

José Manuel Barrios, Responsable de RRHH en el Ayuntamiento de Zamora.

2. Personas

Para que el teletrabajo en la Administración Pública forme parte de la cultura organizativa, es necesario que todos los agentes del sector público lo interioricen. Que crean en él como herramienta de modernización.

Para ello hay que analizar cómo se venía trabajando hasta ahora y qué carencias técnicas y personales había. Como señala Xavier Marcet, es momento de desaprender obsolescencias y diseñar agilidades para lograr estrucuturas organizaciones más flexibles.

La clave está en asumir el teletrabajo en la Administración Pública, y el resto de cambios que le acompañen, como algo estructural y no coyuntural. Es momento de desterrar los antiguos esquemas organizacionales y culturales que han impedido afrontar mejor esta crisis y prepararse para las que estén por venir.

En mi administración no usamos la nube: ¿podemos teletrabajar?

Algunas administraciones que no tienen sus servicios en la nube están optando por soluciones de digitalización alternativas para habilitar puestos de trabajo en remoto. Las más comunes son las conexiones por VPN (Virtual Private Network), para crear puestos virtuales de acceso.

El problema de las redes VPN, o de cualquier infraestructura de acceso remoto similar, es que tienen un coste que no todas las entidades locales pueden permitirse. Requieren de recursos técnicos e inversiones elevadas en licencias y en medidas de seguridad. Además, consumen mucho ancho de banda y no garantizan la conectividad permanente, sobre todo cuando hay picos de demanda y muchos empleados se conectan a la vez.

Por lo general, el acceso a un servicio en la nube es mucho más ágil y sencillo que el de una VPN (basta un usuario y contraseña), que requiere mayores conocimientos técnicos.

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Cuando Recursos Humanos no puede hacer teletrabajo

Si a Recursos Humanos no se le habilita un puesto virtual de acceso, no puede teletrabajar desde casa. Esto obliga a perfiles imprescindibles, como los encargados de hacer la nómina, a seguir yendo a su lugar de trabajo. Poniendo en serio riesgo su salud y, por ende, la continuidad del servicio.

Otro inconveniente que se están encontrando las Administraciones Públicas locales que no tienen desplegado su software de Recursos Humanos en la nube es que los empleados no pueden fichar su «entrada» y «salida» del trabajo. Incumpliendo con la ley que obliga a llevar un registro de su jornada. Además, al no haber un ecosistema de comunicación ni colaboración, no se canalizan las solicitudes ni el envío de documentación de los trabajadores (como por ejemplo las bajas laborales por enfermdad).

Teletrabajo en la Administración Pública: cómo aplicarlo con la nube

Las Administraciones Públicas locales que ya trabajaban con la nube antes de la crisis del coronavirus, han implantado el teletrabajo sin dificultades. Garantizando la continuidad de los servicios públicos y funciones imprescindibles.

En el caso de Recursos Humanos, aquellos departamentos que empleen un ecosistema en la nube pueden seguir ofreciendo su servicio desde casa como si estuvieran en su lugar habitual de trabajo. Los empleados pueden comunicarse con RRHH en cualquier momento y enviar desde casa documentación y hacer solicitudes. Y el cumplimiento de la ley de control horario queda garantizado, ya que el registro de la jornada laboral puede realizarse desde cualquier dispositivo conectado por sistema de geolocalización.

Si Recursos Humanos emplea un ecosistema en la nube, el soporte de su proveedor es mucho más sencillo y ágil. Puede visualizar en remoto el origen de las consultas del departamento y aplicar las medidas oportunas para resolverlas, mientras RRHH no ve su servicio detenido.

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Trabajar con datos en la nube no es inseguro

Las principales entidades especializadas en el ámbito de la ciberseguridad afirman que la nube es la opción más segura para el acceso en remoto y garantizar la privacidad de los datos de los usuarios.

El INCIBE (Instituto Nacional de Ciberseguridad de España) recomienda “buscar una solución tipo cloud para acceder a las aplicaciones o herramientas” y el Centro Criptológico Nacional CCN-CERT aconseja para el acceso remoto seguro una solución basada en la nube, “que permite un despliegue rápido aunque no se disponga de una gran capacidad dentro de la organización”.

Trabajar con datos en la nube no es inseguro. Lo importante es definir protocolos de seguridad y buenas prácticas, como no conectarse a wifis públicas ni abrir emails de remitentes sospechosos. Para asentar una cultura de ciberseguridad y resiliencia en toda la organización. Y el teletrabajo en la Administración Pública tendrá toda las garantías.

Cuando pase esta crisis, habrá que detenerse a analizar las carencias y las dificultades derivadas de un teletrabajo que ha llegado “a la fuerza”. Para resolverlas y definir un plan estratégico que recoja una metodología, directrices y herramientas para trabajar en remoto con garantías y en buenas condiciones técnicas y personales.

Recuerda que nuestras soluciones de RRHH en la nube te permiten trabajar desde cualquier sitio, garantizan el cumplimiento de las normativas de seguridad, la interoperabilidad y la protección de datos.

Dando el salto a Savia cloud podrás responder a las necesidades actuales y futuras del nuevo entorno laboral y permitir a equipos críticos como el de RRHH seguir funcionando sin perder productividad.

Créditos de imagen: Manny PantojaAnete Lūsiņa 

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