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Qué necesita la Administración Pública para implantar el teletrabajo

La crisis sanitaria provocada por el coronavirus está cambiando, si no revolucionando, el funcionamiento de las Administraciones Públicas.

Muchas han emprendido una transición digital sin precedentes, aunque en algunos casos ha sido más evidente que en otros. Las Administraciones que ya contaban con una infraestructura técnica desarrollada y con tecnologías basadas en la nube, llevaban unos meses aplicando planes piloto de teletrabajo. Lo que les ha permitido llevarlo a la práctica con mayor facilidad.

A otras el tsunami del coronavirus las ha pillado desprevenidas. La prórroga de las leyes de Administración electrónica y el miedo que aún tienen ciertos sectores a la nube ha dibujado un escenario incompatible con el trabajo en remoto. Y ahora les toca digitalizarse a marchas forzadas.

Cómo se están adaptando las Administraciones Públicas al escenario laboral provocado por el coronavirus

El coronavirus ha sido una violenta patada hacia el futuro del trabajo y una cruda dosis de realidad. Como señala Víctor Almonacid, Secretario General del Ayuntamiento de Alzira, un “bichito” invisible ha venido a acelear un proceso que algunos se empeñaban a retrasar todo lo posible.

En muchas Administraciones Locales han constituido comités de crisis para tomar las medidas necesarias y aplicar los protocolos de sanidad. Aquellas con una infraestrcutura técnica consolidada o cloud, han promovido los canales electrónicos para seguir funcionando y organizar el trabajo en remoto. En las menos digitalizadas, parte de su plantilla (incluso un tercio) sigue acudiendo a sus lugares de trabajo para desempeñar sus funciones, poniendo en serio riesgo su salud y la de sus compañeros,

Teletrabajo, un antídoto contra el COVID-19

Antes de producirse esta crisis del coronavirus, eran muy pocas las experiencias reales de teletrabajo en la Administración Pública. Por la falta de digitalización y por una cuestión cultural, caracterizada, entre otras cosas, por el presentismo.

La tecnología es el primer eslabón, la base sobre la cual construir un plan de teletrabajo sólido y definido. Pero, como señala el consultor experto en innovación Christian Estay-Niculcar en su blog, “Teletrabajar es una forma de trabajo, no se reduce a la digitalización de datos e información ni a la virtualización de determinadas acciones laborales”.

Un ejemplo de administración local que ha interiorizado el teletrabajo como parte de su cultural organizacional es el Ajuntament de Sant Cugat del Vallés:

Cómo implantar el teletrabajo en la Administración Pública

Para que el teletrabajo en la Administración Pública no se convierta en un parche temporal y se integre en la estrategia de digitalización y modernización de nuestra organización, es importante asumir estos tres pilares:

1. SaaS

La crisis sanitaria ha puesto de relieve las malas praxis de algunas Administraciones Locales. Como, por ejemplo, tener el ecosistema técnico de recursos humanos instalado en los servidores de la organización.

El teletrabajo no es la panacea pero hay servicios que mejoran considerablemente con él, como es la gestión de los procesos administrativos de recursos humanos. Y sin la nube, no se puede trabajar en remoto, algo especialmente necesario si queremos proteger la salud de nuestros empleados

En los últimos años hemos observado la creciente demanda del SaaS en la Administración Pública. Y ahora que han salido a la luz los inconvenientes de trabajar con servidores propios, esta tecnología repuntará.

Administraciones locales que reaccionan a tiempo

El Ayuntamiento de Zamora ha sido uno de los últimos clientes en solicitarnos la migración al cloud de nuestro ecosistema de herramientas de RRHH. Así, el departamento de personal podrá seguir ofreciendo su servicio en remoto. Y los empleados podrán comunicarse con él desde sus hogares. Esta migración sólo ha requerido cuatro jornadas de nuestro servicio de consultoría.

«Era algo que queríamos hacer (migrar a la nube) y ahora la necesidad del teletrabajo nos ha empujado a hacerlo. El proceso ha sido en tiempo record».

José Manuel Barrios, Responsable de RRHH en el Ayuntamiento de Zamora.

2. Personas

Para que el teletrabajo en la Administración Pública forme parte de la cultura organizativa, es necesario que todos los agentes del sector público lo interioricen. Que crean en él como herramienta de modernización.

Para ello hay que analizar cómo se venía trabajando hasta ahora y qué carencias técnicas y personales había. Como señala Xavier Marcet, es momento de desaprender obsolescencias y diseñar agilidades para lograr estrcuturas organizaciones más flexibles.

La clave está en asumir el teletrabajo en la Administración Pública, y el resto de cambios que le acompañen, como algo estructural y no coyuntural. Es momento de desterrar los antiguos esquemas organizacionales y culturales que han impedido afrontar mejor esta crisis y prepararse para las que estén por venir.

3. Evaluación por objetivos

Los especialistas en gestión de personas coinciden en señalar la necesidad de crear procedimientos y metodologías para visualizar y evaluar el trabajo, sea o no en remoto.

El trabajo debería concebirse como unos objetivos por cumplir, independientemente desde el lugar en el que se realice. Por ello, la evaluación por objetivo se convierte en una de las mejores estrategias para evaluar el rendimiento de los empleados, también en la distancia.

La evaluación por objetivos exige definir unos indicadores con los que medir el trabajo realizado y fijar los hitos en base a los cuales se va a evaluar el rendimiento

El teletrabajo exige una organización y uso de los recursos distintos al trabajo presencial. La evaluación por objetivos ayuda a identificar esas necesidades y las carencias que puedan darse, como la falta de comunicación, de liderazgo o de ciertas habilidades (técnicas y blandas) de los empleados. Esta metodologia sirve además para no caer en el error del “presentismo telemático”.

Teletrabajo en la Administración Pública: cómo aplicarlo sin la nube

Algunas administraciones que no tienen sus servicios en la nube están optando por soluciones de digitalización alternativas para habilitar puestos de trabajo en remoto. Las más comunes son las conexiones remotas por VPN (Virtual Private Network), para crear puestos virtuales de acceso.

El problema de las redes VPN, o de cualquier infraestructura de acceso remoto similar, es que tienen un coste que no todas las entidades locales pueden permitirse. Requieren de recursos técnicos e inversiones elevadas en licencias y en medidas de seguridad. Además, consumen mucho ancho de banda y no garantizan la conectividad, sobe todo cuando hay picos de demanda.

Otra limitación de las redes VPN es que, al ser privadas, no permiten el acceso de equipos externos. Esto, que puede parecer una garantía de seguridad, implica que RRHH no pueda recibir soporte completo de su proveedor. La asistencia telefónica se convierte en la única alternativa, con las limitaciones de disponibilidad que acarrea y los tiempos de espera.

¿Teletrabajo?

Impúlsalo con el fichaje móvil.

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¿Qué ocurre si Recursos Humanos no puede hacer teletrabajo?

Si a recursos humanos no se le habilita un puesto virtuales de acceso, no puede teletrabajar desde casa. Esto obliga a perfiles imprescindibles, como los encargados de hacer la nómina, a seguir yendo a su lugar de trabajo. Poniendo en serio riesgo su salud y, por ende, la continuidad del servicio.

Otro inconveniente que se están encontrando las Administraciones Públicas locales que no tienen desplegado su software de Recursos Humanos en la nube es que los empleados no pueden fichar su «entrada» y «salida» del trabajo. Incumpliendo con la ley que obliga a llevar un registro de su jornada. Además, al no haber un ecosistema de comunicación ni colaboración, no se canalizan las solicitudes ni el envío de documentación de los trabajadores (como por ejemplo las bajas laborales por enfermdad).

Teletrabajo en la Administración Pública: cómo aplicarlo con la nube

Las Administraciones Públicas locales que ya trabajaban con la nube antes de la crisis del coronavirus, han implantado el teletrabajo sin dificultades. Garantizando la continuidad de los servicios públicos y funciones imprescindibles.

En el caso de Recursos Humanos, aquellos departamentos que empleen un ecosistema de herramientas en cloud, pueden seguir ofreciendo su servicio desde casa igual que si lo hicieran desde su lugar habitual de trabajo. Los empleados pueden comunicarse con RRHH en cualquier momento y enviar desde casa documentación y hacer solicitudes. Y el cumplimiento de la ley de control horario queda garantizado, ya que el registro de la jornada laboral puede realizarse desde cualquier dispositivo conectado por sistema de geolocalización.

Si además el servicio cloud de Recursos Humanos es SaaS, el soporte del proveedor es mucho más sencillo y ágil. Puede visualizar en remoto el impedimento que origina las consultas del departamento y aplicar las medidas oportunas para resolverlas. Así RRHH no ve su servicio detenido.

Ciberataques, la otra pandemia del coronavirus

Uno de los riesgos del teletrabajo desde casa es que la seguridad de los datos depende, en gran medida, de la precaución y el control de los propios trabajadores.

El Centro Criptológico Nacional está publicando una serie de recomendaciones ante las campañas de malware y de desinformación que se están generando a raíz de la pandemia del COVID-19. Como, por ejemplo, la suplantación de entidades oficiales como la OMS para enviar emails desde sus dominios o la proliferación de sitios web infectados con el término coronavirus o covid19.

2019 fue el año del ransomware y muchos de estos ataques fueron dirigidos contra Administraciones Públicas locales. En la situación actual provocada por el coronavirus, es más importante que nunca trabajar con proveedores tecnológicos cuya nube esté certificada e incorpore las medidas de ciberseguridad más avanzadas. Y con los que poder hacer copias de seguridad por si algún empleado cae en la trampa de un hacker y hay que recuperar la información secuestrada.

Garantiza la normativa de seguridad, interoperabilidad y protección de datos con nuestro ecosistema cloud de RRHH.

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La nube no es segura… y otros mitos

Las principales entidades especializadas en el ámbito de la ciberseguridad afirman que la nube es la opción más segura para el acceso en remoto y garantizar la privacidad de los datos de los usuarios.

El INCIBE (Instituto Nacional de Ciberseguridad de España) recomienda “buscar una solución tipo cloud para acceder a las aplicaciones o herramientas” y el Centro Criptológico Nacional CCN-CERT aconseja para el acceso remoto seguro una solución basada en la nube, “que permite un despliegue rápido aunque no se disponga de una gran capacidad dentro de la organización”.

Trabajar con datos en la nube no es inseguro. Lo importante es definir protocolos de seguridad y buenas prácticas, como no conectarse a wifis públicas ni abrir emails de remitentes sospechosos. Para asentar una cultura de ciberseguridad y resiliencia en toda la organización. Y el teletrabajo en la Administración Pública tendrá toda las garantías.

Cuando pase esta crisis, habrá que detenerse a analizar las carencias y las dificultades derivadas de un teletrabajo que ha llegado “a la fuerza”. Para resolverlas y definir un plan estratégico que recoja una metodología, directrices y herramientas.

Créditos de imagen: Manny PantojaAnete Lūsiņa 

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