Soluciones tecnológicas de Recursos Humanos y Nómina

RRHH


Plan para digitalizar los RRHH de un ayuntamiento

Tras ayudar a más de 500 Administraciones Públicas a transformarse a través de su gestión de personas, hemos aprendido a identificar la tecnología y pasos necesarios para digitalizar la gestión de RRHH en un ayuntamiento u organización pública. Partiendo de los ámbitos más operativos y llegando hasta los más estratégicos. 

¿Por qué RRHH es fundamental para impulsar la digitalización de mi ayuntamiento? 

RRHH juega un papel de liderazgo fundamental en la transformación digital de la Administración Pública local, ya que influye en nuevas maneras de hacer y trabajar que se trasladan al resto de la organización.  

Por eso, la digitalización no puede estar liderada en exclusiva por los departamentos de informática. Estos normalmente se centran en los factores técnicos y no tanto en el papel humano, el cual se ha vuelto fundamental por la evolución tecnológica cada vez más rápida. 

¿Cómo digitalizar los RRHH de una Administración Pública Local?

La transformación digital es un proceso que nunca termina. No consiste en afrontar un único proyecto sino que se desarrolla con medidas progresivas que implican cambios tecnológicos y culturales. Además debe someterse a revisiones y adaptaciones continuas.

Un plan para digitalizar los RRHH de una entidad local debe ser gradual y seguir un orden lógico. Empieza por una infraestructura tecnológica básica, continúa abarcando los procesos más operativos y avanza después hacia los más estratégicos, cubriendo así todas las funciones del departamento.

Fase 1: migrar a la nube 

La base de la Administración Pública hiperconectada y digital es la nube. Facilita la interacción inmediata entre empleados y organización, la sincronización de la información y su accesibilidad permanente. Sin la nube es casi imposible trabajar colaborativamente, comunicarse y trabajar con movilidad. Con la nube se pueden almacenar y tratar datos para mejorar el funcionamiento organizativo y de los servicios públicos. En definitiva, esta tecnología es el motor de la transformación digital global.

La nube es para la cuarta revolución industrial lo que la máquina de vapor fue para la primera. 

Su escalabilidad permite ampliar la funcionalidad del ecosistema de RRHH e incorporar nuevos servicios de forma ágil y a un menor coste. Esto facilita la progresión y evolución de los proyectos de transformación digital según los objetivos de la organización. Nuestra recomendación es que, si aún no lo has hecho, subas tus sistemas de RRHH a la nube para asegurar que se adaptan a las necesidades del departamento, presentes y futuras. 

Accede con seguridad, rapidez y desde cualquier lugar a nuestro ecosistema de RRHH en la nube.

(Sub)fase: contar con una Relación de Puestos actualizada y acorde a las necesidades organizativas

Se tenga o no previsto un plan para digitalizar los RRHH, es imprescindible contar con un instrumento técnico para organizar la estructura de la organización en puestos y plazas y gestionar de forma óptima a los empleados públicos. Hablamos de la RPT; su configuración y actualización no es una fase como tal, sino un proyecto que debe afrontar cualquier departamento de personal.

Fase 2: agilizar la gestión económica y de la nómina con automatizaciones y servicios colaborativos 

La gestión legal y transparente del ciclo de nómina cada vez requiere de conocimientos más técnicos y específicos porque su complejidad ha aumentado considerablemente en los últimos años. La volatilidad legislativa sólo ha contribuido a complicar este proceso aún más. 

La gestión de la nómina consume mucho tiempo, requiere muchos trámites operativos y rutinarios y su margen de error es muy bajo. Cualquier irregularidad en el cálculo o documento no presentado a tiempo puede acarrear consecuencias graves para la organización y sanciones económicas. 

Por eso, un plan para digitalizar los RRHH de un ayuntamiento contempla la contratación de un servicio de gestión del ciclo de nómina y de procesos administrativos de personal desplegado en la nube. 

Una gestión integral del proceso de nómina puede llegar a consumir hasta el 70% del todo el tiempo de trabajo de RRHH.

Un servicio cloud de gestión y soporte de nómina evita problemas recurrentes como la pérdida de control o de comunicación. La información está siempre actualizada y accesible para el departamento de personal y no se extravía documentación porque no se intercambian emails ni versiones desfasadas de archivos. 

Nuestro servicio de gestión del ciclo de nómina incorpora tecnología robotizadas (RPA) para realizar los procesos operativos repetitivos, mientras nuestro equipo de especialistas la supervisa y se encarga de la parte menos predictiva y cambiante. Es la combinación perfecta entre personas y tecnologías y la que mayores garantías de calidad ofrece en los procesos de cálculo. 

El resultado es el mismo que al hacer la nómina internamente pero sin dedicar los recursos que requiere. Así se gana tiempo para focalizarlo en el cometido de RRHH: la previsión de las necesidades de personal y la definición y puesta en marcha de acciones para cubrirlas. 

“Trabajar con especialistas nos da seguridad y nos ha ayudado a corregir errores. Ofrece facilidades en la confección de la nómina y en todo lo que de este servicio se deriva”– Lourdes Sánchez, Cap del Servei de Recursos Humans en la Mancomunitat Penedés Garraf.

¿La era de los robots? Automatización de procesos operativos (RPA) en RRHH

La automatización de procesos operativos tiene un enorme impacto en la productividad. La tecnología que lo hace posible es la RPA (Automatización Robótica de Procesos, por sus siglas en inglés) y se encarga del trabajo repetitivo y operativo manual, reduciendo el ratio de error considerablemente.

La automatización de procesos permite a los empleados liberarse de tareas repetitivas que merman su motivación y les ayuda a lograr sus objetivos con menos esfuerzo. Les permite dedicarse a tareas de valor y urgentes o a atender imprevistos, que sí exigen la intervención o supervisión humanas.

En Savia empleamos RPA para ejecutar y encadenar procesos repetitivos como importar ficheros, generar informes periódicos o realizar ciertos procesos de cálculo.

Fase 3: digitalizar y descentralizar la interacción entre empleados y RRHH

El plan para digitalizar los RRHH de un ayuntamiento debe incluir herramientas que ayuden a consolidar el modelo de Administración Pública interconectada, relacional e interactiva. Como el área del empleado, un entorno más evolucionado que los portales o intranets de hace años, al ser móvil y ofrecer funcionalidad que digitaliza la experiencia del empleado.

El área del empleado descentraliza los procesos de RRHH, ahorrándole miles de horas al año. Pero también es la puerta de entrada al espacio de trabajo virtual: da acceso a la información sin barreras espaciales ni temporales, ofrece soporte y comunicación constantes con la organización y personaliza los datos.

Fase 4: gestión horaria más flexible, conciliadora y segura

La gestión horaria flexible exige definir nuevos protocolos de fichaje para seguir cumpliendo con la ley de control horario sin caer en el presentismo telemático. Ya no se trata de controlar cuándo están trabajando los empleados sino de medir su rendimiento y los resultados. En un entorno de trabajo digital, las personas de la organización son dueñas de su tiempo.

Para ello existen soluciones de gestión horaria que ofrecen alternativas de fichaje sin barreras físicas, como por ejemplo el fichaje móvil. Con él los empleados fichan allí donde se encuentren trabajando, protegiendo su salud y fomentando políticas de flexibilidad horaria. Todo plan para digitalizar los RRHH de un ayuntamiento debe contemplar el uso de herramientas para facilitar este cambio cultural.

Fase 5: apostar por el valor de la formación 

La formación es una piedra angular de la estrategia de personal. Si los empleados van a trabajar distinto no pueden formarse de la misma manera que antes. El plan que diseñemos para digitalizar los RRHH de nuestra organización tiene que tener eso presente, incorporando plataformas que ofrezcan nuevas vías de desarrollo profesional y dando espacio al autoaprendizaje. 

Los nuevos planes formativos tienen que ser más flexibles y recurrentes debido al mundo cambiante. Hay que darle más libertad al empleado para que elija cómo, cuándo y qué quiere aprender. Dándole acceso fácil y ágil a la oferta formativa de la organización y diseñando conjuntamente su plan formativo. En este campo también nos dirigimos hacia una mayor personalización. 

Los empleados aprenden de la tecnología y con la tecnología. Ésta se convierte en una vía para el desarrollo profesional. 

El gestor de formación que utilicemos servirá para diseñar planes formativos y de capacitación tradicionales y también ofrecerá modalidades de aprendizaje alternativo, como el e-learning, el mobile learning, el aprendizaje semipresencial o la gamificación. 

Fase 6: atraer el talento público del futuro 

La transformación digital requiere de nuevos perfiles públicos que impulsen el cambio y lideren las transformaciones del futuro. Talento que sepa trabajar de otra manera y tenga interiorizado el uso de herramientas tecnológicas para el desempeño de sus funciones.

Hasta ahora el acceso al empleo público ha sido una prueba de obstáculos focalizada en cribar más que en detectar habilidades y perfiles profesionales. Un trámite lento, complejo y cargado de incertidumbre, cuyo único atractivo era la promesa de un trabajo estable.

Si la Administración no quiere perder su relevancia, los procesos de selección deben ofrecer una nueva experiencia al aspirante. Acompañarle en el camino con una actitud proactiva, comunicándole en qué fase del proceso se encuentra y qué pasos tienen que dar, para generar confianza y personalizar la atención que se le brinda.

Si la selección de empleados públicos es uno de los ejes de tu plan para digitalizar los recursos humanos de tu ayuntamiento, somos los únicos que ofrecen una solución específica para gestionar la oferta de empleo público y los procesos selectivos.

Fase 7: cultura del conocimiento y el dato 

Cuando lleguemos a este punto de nuestro plan para digitalizar los RRHH de un ayuntamiento, habremos logrado generar una ingente cantidad de información. Pero sin una cultura del dato, ésta no aporta conocimiento. No basta con almacenar los datos, hay que interpretarlos y extraer conclusiones útiles.

Para digitalizar los recursos humanos de un ayuntamiento existen herramientas específicas de analítica (cuadros de mando), con las que aplicar modelos descriptivos (rendimiento de equipos, indicadores del desempeño…), predictivos (detectar tendencias) y hacer estadísticas.

Como principal impulsor de la transformación digital, RRHH tiene que ser el primero en incorporar la cultura del dato. La analítica de recursos humanos debe estar al alcance de cualquier administración pública, para potenciar la transparencia y ayudar a que el área de personal demuestre su valor y aportación a la transformación organizativa.


¿Quieres un proyecto completo de digitalización de RRHH? 

Según nuestra experiencia en cientos de proyectos, estas son las fases de un plan para digitalizar los recursos humanos de un ayuntamiento o Administración Local. Nuestras soluciones cubren cada una de ellas y no requieren complejos despliegues para lograr resultados en poco tiempo.

Contacta con nosotros para hacerte la propuesta que mejor se adapte a los objetivos de personal de tu administración y experimenta el poder de un entorno de RRHH digitalizado en un tiempo récord.

¡Compártelo!

Share on LinkedIn Tweet about this on Twitter Share on Google+ Share on Facebook Email this to someone

Entradas relaccionadas


Plan para digitalizar los RRHH de un ayuntamiento

Noticias de recursos humanos

Dibujamos las fases que debe seguir un plan para digitalizar los RRHH en un ayuntamiento u organismo local.

Impulsa el teletrabajo y protege a tus empleados con nuestro fichaje móvil

Noticias de recursos humanos

La «nueva normalidad» nos obliga a convivir con el coronavirus, lo que va a provocar que se …

Qué necesita la Administración Pública para implantar el teletrabajo

Noticias de recursos humanos

La crisis sanitaria ha "forzado" el teletrabajo en las AAPP pero no todas lo están implantando del mismo modo.

Análisis de los Puestos de Trabajo como instrumento de gestión de RRHH

Noticias de recursos humanos

En un entorno tan cambiante como el de los recursos humanos, uno de los puntos más importantes …

Cómo estamos transformando la gestión de RRHH en la Diputación de Granada

Noticias de recursos humanos

Este proyecto va a centralizar la gestión de 1500 empleados públicos y a acercar a la Diputación de Granada a la...

Nómina: cómo calcular atrasos por incidencias del mes anterior

Noticias de recursos humanos

Te contamos cómo calcular atrasos para regularizar la nómina cuando se producen ciertas incidencias muy comunes.

El Ayuntamiento de Valdepeñas presenta Engate a sus empleados

Noticias de recursos humanos

Acompañamos al alcalde del Ayuntamiento de Valdepeñas en el acto de presentación de Engate, dirigido a los empleados...

Se aplaza el Foro Talento Público 2020

Noticias de recursos humanos

El Ayuntamiento de Alcorcón y ANEXPAL se unen a Savia para ofrecerte la edición más ambiciosa del Foro Talento...

Carles Ramió: «Hay que dinamitar el actual modelo de empleo público»

Noticias de recursos humanos

Carles Ramió Matas se ha especializado en el impacto de la robotización y la inteligencia artificial en la...